Auteur: Nastasia Vanderperren (PACKED vzw) m.m.v. Sanne Van Bellingen (PACKED vzw)

    Samenvatting

    Een overzicht maken is een eenvoudige manier om snel in grote lijnen de inhoud van je archief te kennen en verdere prioriteiten te bepalen. iMAL beschikt over een uitgebreid archief dat ongeordend en verspreid bewaard wordt over verschillende dragers. Dit heeft als gevolg dat het archief onoverzichtelijk en ontoegankelijk is, ook voor de eigen medewerkers. Samen met een vrijwilligster maakte PACKED vzw een overzicht van het digitale en fysieke archief en collectie.

    Status

    • In kaart brengen van het fysieke archief (september - oktober 2015);
    • In kaart brengen van het digitale archief (november 2015 - ...).

    Probleemstelling

    Aanleiding

    iMAL is kunstencentrum dat op basis van het Kunstendecreet gesubsidieerd wordt door de Vlaamse Overheid. De werking ervan richt zich op digitale culturen en technologie. Het is  een kleine organisatie met een beperkt budget, dat in het verleden nooit de tijd gevonden heeft om het archief aan te pakken. Naar aanleiding van de workshop en het symposium Preservation and Access to Born-digital Culture dat iMAL en PACKED vzw samen organiseerden en de Behoefteanalyse Archieven en Collecties in de Hedendaagse Beeldende Kunsten deed PACKED vzw begin 2015 een kleine archiefdoorlichting bij iMAL.

    Het digitale archief en collectie wordt bewaard op verschillende losse dragers, zoals cd-roms, dvd’s, harde schijven en diverse oude computers. Sinds vijf jaar worden alle bestanden die kunstenaars en medewerkers van iMAL creëren verzameld op een externe harde schijf waarvan de inhoud gedocumenteerd werd in een Google Drive bestand. Bestanden ouder dan vijf jaar werden nog niet geback-upt en zijn opgeslagen op verschillende (oude) computers. iMAL bezit veel (oude) computerapparatuur die door kunstenaars gebruikt mogen worden om hun werk te realiseren. Er is geen server en gemeenschappelijke (overkoepelende) mappenstructuur. Ieder personeelslid is verantwoordelijk voor de back-up en bewaring van de bestanden op zijn computer. Google Drive wordt ook gebruikt voor de bewaring van documenten die alle medewerkers kunnen gebruiken.

    De directeur is momenteel de enige persoon die het archief min of meer kent. Omdat er geen overzicht is, is het niet duidelijk of het archief volledig is en of alle bestanden nog geopend kunnen worden. Het archief in kaart brengen was daarom de eerste prioriteit van iMAL.

    Gewenste resultaten

    Met een overzicht wordt gepoogd om een antwoord te bieden op volgende vragen:

    • Uit wat bestaat het archief?
    • Hoe groot is het archief?
    • Is het archief volledig?
    • Waar bevindt zich welk onderdeel van het archief?
    • Is het archief nog in goede staat? Kunnen (oude) digitale bestanden nog geopend worden?

    Samen met het ontwikkelen van een visie en een beleid rond het archief is het maken van een overzicht een belangrijke eerste stap. Op basis hiervan kunnen verdere prioriteiten en doelstellingen bepaald worden. Bovendien valt dit onder de basiszorg waaraan alle organisaties die gesubsidieerd worden op basis van het Kunstendecreet verplicht moeten voldoen.

    Methode

    1. Oproep vrijwilliger

    Omdat iMAL zelf niet de tijd had om het overzicht te maken, werd voor dit project gewerkt met een vrijwilliger. Zij moest kennis van archiefzorg en een voeling met het mediakunstenveld hebben.

    2. Overzicht maken van het fysieke archief

    Uit praktische overwegingen werd het fysieke archief als eerste in kaart gebracht. Dit deel wordt bewaard in de kantoorruimtes van iMAL en bevindt zich in rekken en kasten.

    2.1. Voorbereiding

    Om de verschillende ruimtes in het kantoor van iMAL goed te kunnen registreren, maakte de vrijwilligster een plattegrond. De verschillende locaties kregen een nummer en afspraken over de nummering van de kasten, rekken, planken en lades werden gemaakt. Dit werd gedocumenteerd op de tekening.

    plattegrond van iMAL
    Afbeelding 1: Een plattegrond van de kantoorruimte en archieflocaties van iMAL (tekening: Sarah Dabaghy, CC BY-SA).

    2.2. Archief en collectie identificeren

    Vervolgens kon gestart worden met het oplijsten en documenteren van het archief. Bij een overzicht wordt ervoor gekozen om het archief in grote gehelen te beschrijven zonder te ordenen.  Het is belangrijk hierbij een indeling te maken op basis van gelijkaardige verpakkingen of op basis van een gemeenschappelijke noemer die terug te vinden is op labels van mappen en dozen (zoals ‘administratief archief’ of ‘productiedossiers’). Bij iMAL werkten we plank per plank; grotere gehelen, zoals administratie, werden samen beschreven.

    Het is belangrijk om eerst te weten waar het archief zich bevindt en uit wat het bestaat voordat je start met ordenen. Een ordening maken kan een prioritaire stap zijn na het in kaart brengen.

    papieren archief iMAL
    Afbeelding 2: het papieren archief in de kantoorruimte van iMAL (foto: PACKED vzw, CC BY-SA).

    Het fysieke archief en collectie van iMAL bestaat onder meer uit volgende documenten en objecten:

    • boeken, tijdschriften en catalogi;
    • flyers en uitnodigingen;
    • cd-roms en dvd's;
    • administratie;
    • kunstenaars-, tentoonstellings- en productiedossiers;
    • publicaties uitgebracht door iMAL;
    • kunstwerken;
    • het persoonlijk archief van de directeur van iMAL.
    cd-rom- en dvd-collectie van iMAL
    Afbeelding 3: cd-rom- en dvd-collectie van iMAL (foto: PACKED vzw, CC BY-SA)

    De documenten dateren van begin jaren 1990 tot heden. Administratief archief en briefwisseling werden chronologisch opgeborgen in ringmappen. Alle archiefstukken bevonden zich in goede staat (cd-roms en dvd's werden niet gecontroleerd).

    2.3. Basisgegevens noteren

    Alle bevindingen werden genoteerd in een overzichtsschema. Volgende velden werden ingevuld:

    • locatie: nummers van de ruimte, het rek of de kast en de respectievelijke planken of lades;
    • naam: een korte beschrijving van de groep documenten die beschreven werd, bv. flyers, administratie, tentoonstellingsdossier, documentatie, etc.;
    • omvang: een indicatie van de omvang van archiefstukken die beschreven werden (de omvang van een hoop losse bladen werd in centimeter uitgedrukt);
    • datering: de datum van opmaak of ontvangst van het oudste en jongste document binnen de groep documenten die beschreven werd;
    • inhoud: een beschrijving van het type documenten en/of objecten en hun inhoud;
    • staat: hier werd ingevuld of de documenten er goed of beschadigd uitzagen (cd-roms en dvd's konden niet gecontroleerd worden, hier werd dus onbekend ingevuld);
    • ordeningsprincipe: de manier waarop de documenten geordend werden, bv. alfabetisch, chronologisch, per productie...;
    • opmerkingen: aanvullende informatie die interessant kan zijn voor de ordening van de documenten;
    • registrator: de naam van de persoon die het onderdeel beschreven heeft.

    Om met meerdere personen aan het overzicht te kunnen werken, werden de beschrijvingen gemaakt in een Google Spreadsheet. Het schema werd opgesteld volgens dit model dat je op TRACKS kan vinden.

    3. Digitaal archief

    iMAL zette al een aantal stappen om een greep te krijgen op het digitale archief. Er werd een overzicht gemaakt van alle hardware en de inhoud van de back-ups op externe harde schijven werd gedocumenteerd.

    back-upschijf met label
    Afbeelding 4: een back-upschijf met label waarop vermeld staat wat op deze harde schijf bewaard wordt (foto: PACKED vzw, CC BY-SA).

    Maar, deze strategie geldt enkel voor het digitale archief vanaf 2010. De oudere harde schijven werden noch geback-upt, noch inhoudelijk beschreven. Het is bovendien niet geweten of archief verloren gegaan is.

    3.1 Voorbereiding

    Digitaal archief bevindt zich bij iMAL op verschillende losse harde schijven, dvd's, cd-roms en in (oude) computers. Als voorbereiding werden de verschillende dragers gelokaliseerd en samengebracht. De vrijwilligster stelde bij haar eerste contact met het digitale archief vast dat de digitale bestanden geen duidelijke ordening hebben en weinig contextuele informatie bevatten. Om een aantal aanknopingspunten te hebben, werd er gestart met het maken van een lijst van activiteiten die in iMAL plaatsvonden.

    Er werd een werkstation geïnstalleerd zodat de verschillende harde schijven en computers geraadpleegd konden worden.

    harde schijven en computers van iMAL
    Afbeelding 5: harde schijven en computers van iMAL (foto: PACKED vzw, CC BY-SA).

    3.2. Identificeren van mappen en bestanden

    Om het digitale archief in kaart te brengen moesten alle harde schijven één voor één overlopen worden. Iedere map en ieder bestand werden bekeken. Ook de grootte van de mappen, de aanmaakdatum en de bestandsformaten/extensies werden nagegaan. Er werd een willekeurig aantal bestanden geopend om te controleren of ze nog foutloos gelezen konden worden. Indien dit niet het geval was, werd dit gedocumenteerd.

    Hiervoor moest elk bestand bekeken worden. Door het voorbeeldvenster te gebruiken was het mogelijk om de bestanden te bekijken zonder ieder bestand te moeten openen.

    gebruik van het voorbeeldvenster
    Afbeelding 6: Het voorbeeldvenster maakt het mogelijk om snel te zien wat een bestand inhoudt zonder dat je het hoeft te openen (screenshot: PACKED vzw, CC BY-SA).

    Het werk kan versneld worden door via de Terminal het commando 'ls' (voor Unix-gebaseerde systemen zoals Mac OS X en GNU/Linux) of via de opdrachtprompt het commando 'dir' (Windows) te gebruiken. Dit commando lijst alle mappen en bestanden op die zich in een directory of map bevinden.1

    Omdat de map- en bestandsnamen die iMAL gebruikte niet duidelijk waren, was het nodig om toch zelf door de bestanden te gaan in plaats van commando's te gebruiken.

    een lijst van bestanden in een map door het commando ls -R te gebruiken
    Afbeelding 7: Een lijst van alle bestanden van een harde schijf van iMAL gemaakt door middel van het commando ls -R in de Terminal (screenshot: PACKED vzw, CC BY-SA).

    Oorspronkelijk stond gepland om ieder bestand te laten analyseren door een tool die bestandsformaten herkent, zoals DROID2. Een eerste test met DROID duurde echter zo lang dat dit plan niet uitgevoerd werd. Bovendien was het niet mogelijk om de oude harde schijven aan te sluiten op de computers van de vrijwilligster en de PACKED-medewerker. Dit betekende dat ook op iedere oude computer van iMAL (met verouderde besturingssystemen) deze software geïnstalleerd moest worden.

    Daarnaast hebben deze tools een aantal tekortkomingen. Ze herkennen niet alle software, zoals de software die de kunstenaars bij iMAL gebruiken voor het programmeren van hun werken. Niettemin kunnen tools zoals DROID wel nuttig zijn om een antwoord te bieden op de vraag uit welke soort bestanden een digitaal archief bestaat en welke software je nodig hebt om de bestanden te openen.

    fragment van een rapport van DROID
    Afbeelding 8: In dit fragment van een DROID-rapport kan je zien dat DROID de pde- en xcconfig-bestanden niet herkent (kolom 6: Format). Ook met het ai- en plist-bestand heeft het problemen (screenshot: PACKED vzw, CC BY-SA).

    Het digitale archief bestaat grotendeels uit:

    • kopieën van dvd's;
    • disk images van cd-roms;
    • afbeeldingen en video's;
    • productiemappen van residenten bij iMAL;
    • productiemappen van dvd's;
    • grafisch ontwerp- en programmeerbestanden;
    • allerhande software.

    De bestanden zijn min of meer per activiteit of per onderwerp geordend in mappen. Opmerkelijk zijn de grote hoeveelheid disk images van cd-roms en kopieën van dvd's die door iMAL geproduceerd of in tentoonstellingen getoond werden. Daarnaast zijn er ook variamappen (zoals de Downloads- of Desktop-map) waar bestanden kriskras en ongeordend door elkaar staan.

    3.3 Basisgegevens noteren

    Net als bij het fysieke archief werden de bevindingen genoteerd in het werkblad. De velden die ingevuld werden zijn gelijkaardig:

    • nummer: bij het digitale archief werd beslist om een nummer te geven aan de mappen, zodat de link tussen hoofd- en submappen duidelijk blijft. De hoofdmappen krijgen nummers 1, 2, 3, etc.; submappen krijgen nummers 1.1, 1.2, 1.2.1, 2.1, 3.1, etc.;
    • locatie: bestaat uit naam van de computer / naam van de harde schijf / naam van de map, zoals iMAL-pb23/FAT MAL 35/Bart Ruimte;
    • naam: een korte beschrijving van de map, bv. dvd kopie, productiemap,...;
    • omvang: de grootte van de map;
    • datum: de datum (jaartal) van creatie van het oudste en jongste document binnen een map;
    • inhoud: beschrijving van het soort bestanden (sofware, extensie) en hun inhoud;
    • staat: als een bestand niet geopend kon worden, werd in dit veld de naam van het corrupte bestand en het probleem ingevuld;
    • opmerkingen: extra contextuele informatie die de identificatie of het ordenen van de bestanden kan vereenvoudigen, bv. een disk image van een cd-rom waarvan geweten is op welke tentoonstelling die getoond werd;
    • registrator: de naam van de persoon die het onderdeel beschreven heeft.

    Resultaten

    Werden de gewenste resultaten bereikt?

    • Er werd een overzicht gemaakt van het fysieke archief. Het overzicht van het digitale archief is nog niet afgewerkt. iMAL weet nu uit wat het archief bestaat en waar welke archiefstukken zich bevinden. Het fysieke archief is in goede staat. Sommige digitale bestanden konden niet meer geopend worden of wilden niet (volledig) afspelen; cd-roms en dvd's werden niet gecontroleerd.
    • Op basis van het overzicht kan iMAL een aantal acties kiezen waarop ze de komende jaren gaan inzetten, zoals een ordeningsstructuur ontwikkelen, digitale bestanden centraliseren en back-up-strategieën invoeren... iMAL heeft een grote collectie cd-roms en dvd's. Optische schijven zijn onderhevig aan verval. Om de inhoud van de schijfjes niet te verliezen, moeten disk images van de schijven gemaakt worden.

    Vaststellingen en moeilijkheden

    • Wanneer je de hulp inroept van een vrijwilliger is het belangrijk dat deze kennis heeft van de werking van de organisatie of voor aanvang de werking en workflow leert kennen. Neem dus zeker de tijd om de persoon in kwestie rond te leiden. Wanneer hij of zij aan de slag gaat, zorg dan dat er iemand van de organisatie aanwezig is en meehelpt met de archiefacties. Als medewerker weet je zelf beter wat belangrijk is en wat niet, wat de ordeningsprincipes zijn en of een document een archiefstuk, documentatie of kunstwerk is. Op zich is een overzicht maken een relatief eenvoudige taak die, mits begeleiding, door een vrijwilliger uitgevoerd kan worden. Een vrijwilliger uit je achterban kent de werking van de organisatie en kan zelf archiefstukken in de juiste context plaatsen.
    • Ook een overzicht maken van het digitale archief is tijdrovend en moeilijk als je niet vertrouwd bent met de werking van de organisatie. Het digitale archief bevatte weinig contextuele informatie en de naamgeving van de mappen en bestanden was onduidelijk, waardoor het niet eenvoudig was om de bestanden en mappen te identificeren of om een link te leggen met de werking van iMAL. Goede PC-hygiëne kan een hulp zijn om het overzicht over je archief te behouden.
    • Archief in kaart brengen is slechts een eerste, maar noodzakelijke stap. Zeker wat betreft het digitale archief is het belangrijk om snel vervolgacties op te zetten, in het bijzonder minstens het centraliseren van de digitale bestanden en het invoeren van (geautomatiseerde) back-upstrategieën. Digitaal archief is kwetsbaarder dan fysiek archief. Als niet snel vervolgstappen ondernomen worden, is de kans reëel dat een deel van het digitale archief op korte tijd zal verloren gaan.
    CC BY-SA