Auteur: Rony Vissers (PACKED vzw)

    Samenvatting

    Dit praktijkvoorbeeld licht toe hoe er een geschikte tijdelijke opslagruimte werd gevonden voor het audiovisuele archief van Svend Thomsen/TVF dat videoproducties bevat over uiteenlopende aspecten van hedendaagse kunst.

    Met medewerking van VIAA en Provincie Oost-Vlaanderen.

    Status

    Het audiovisuele archief werd op een succesvolle manier tijdelijk ondergebracht in het Provinciaal Erfgoedcentrum van de Provincie Oost-Vlaanderen in Ename.

    Probleemstelling

    Sinds 1980 heeft Svend Thomsen, eerst in Denemarken en sinds 2001 in Gent, een uitgebreid archief gecreëerd met videoproducties over uiteenlopende aspecten van hedendaagse kunst: o.a. beeldende kunst, performancekunst, theater, dans, experimentele muziek en klankkunst. Het archief omvat niet alleen registraties van tentoonstellingen, festivals, lezingen en seminaries over hedendaagse kunst, maar ook interviews met beeldende kunstenaars, musici, filmmakers en videokunstenaars. In totaal omvat het archief ongeveer 1400 videobanden (3000 producties). Het is een archief met een belangrijke erfgoedwaarde, vooral omwille van de inhoud die een belangrijke kunsthistorische betekenis heeft en die nauwelijks is vastgelegd door de reguliere audiovisuele media (televisie). Lees, voor meer informatie, het zelfinterview met Svend Thomsen.

    Het audiovisuele archief van Svend Thomsen / TVF
    Het audiovisuele archief van Svend Thomsen / TVF - PACKED vzw CC BY-SA

    Svend Thomsen contacteerde PACKED vzw op 12 september 2014 voor een afspraak. Tijdens de afspraak die op 22 september 2014 plaats vond, werden twee zaken duidelijk:

    1. De nood om vanaf de tweede week van oktober 2014 het audiovisuele archief op een andere locatie onder te brengen vanwege dringende verbouwingswerken in de originele opslagruimte;
    2. De nood om het audiovisuele archief in de nabije toekomst te digitaliseren (omzetting naar computerbestanden) om het veilig te stellen voor de toekomst en het toegankelijk te maken voor onderzoek en onderwijs.

    Dit praktijkvoorbeeld gaat vooral in op de oplossing voor de eerste nood, maar maakt meteen ook duidelijk dat dit mogelijk een tussenstap is naar een oplossing voor de tweede nood.

    Methode

    1. Opmaak Inventaris

    De eerste actie die na de afspraak met Svend Thomsen werd ondernomen was hem een sjabloon bezorgen waarmee hij op een heel beknopte manier een overzicht kon maken van zijn audiovisuele archief. Om tegemoet te kunnen komen aan beide noden was het immers belangrijk om snel een goed zicht te krijgen op de omvang van het archief. Het sjabloon dat PACKED vzw hem bezorgde was het sjabloon dat in 2013 werd opgemaakt in samenwerking met FARO, in functie van de digitalisering van audiovisuele collecties in Vlaanderen door het Vlaams Instituut voor Archivering (VIAA). Svend vulde zelf het sjabloon in en bezorgde het aan PACKED vzw. Uit het sjabloon bleek dat het audiovisuele archief ongeveer 1400 videobanden omvat in de volgende formaten: U-matic (ongeveer 600 stuks), Video8 (ongeveer 250 stuks) en Hi8 (ongeveer 550 stuks).

    Videobanden van Svend Thomsen
    Videobanden van Svend Thomsen - PACKED vzw CC BY-SA

    2. Contact met VIAA

    Terwijl Svend met de opmaak van de ruwe inventaris bezig was, legde PACKED vzw contacten over zijn archief met VIAA. PACKED vzw ondersteunt VIAA bij het opzetten en uitvoeren van haar digitaliseringsprojecten. Het doel van deze contacten was tweeledig:

    • met het oog op een mogelijke toekomstige digitalisering: VIAA op de hoogte brengen van het bestaan van dit archief;
    • met het oog op de tijdelijke verhuis: VIAA vragen dozen ter beschikking te stellen. VIAA beantwoordde de vraag naar dozen positief en leverde in de eerste week van oktober 2014 de nodige kartonnen dozen bij Svend in Gent. Bij VIAA werd ook gepolst onder welke voorwaarden het archief eventueel zou kunnen worden meegenomen worden in één van haar toekomstige digitaliseringsprojecten.

    3. Contact met collectiebeherende erfgoedinstellingen

    Om een tijdelijk onderkomen voor het archief te vinden, werd er in eerste instantie afgewogen welke collectiebeherende erfgoedinstelling in de regio Gent een profiel heeft dat het best past bij het audiovisuele archief van Svend Thomsen / TVF. De uitkomst van deze afweging was S.M.A.K. , dat vervolgens per e-mail werd gecontacteerd met de vraag of het voor een periode van twee maanden een veilig en geschikt onderkomen kon bieden voor het archief. Uit overleg met de collectieverantwoordelijke bleek al snel dat dit niet het geval was omdat S.M.A.K. zelf bezig was met verbouwingen en hierdoor geen goede tijdelijke bewaring van het archief kon verzekeren. Vervolgens contacteerde PACKED vzw de collectieverantwoordelijke van Amsab-ISG, het culturele archief in Gent dat het erfgoed van sociaal, humanitair en ecologisch geëngageerde bewegingen bewaart. Amsab-ISG wou wel onderzoeken of ze een tijdelijk noodonderkomen konden bieden, maar suggereerde om eerst de Provincie Oost-Vlaanderen te contacteren. Zij bezitten een transitdepot dat door Oost-Vlaamse erfgoedbeheerders in geval van een verbouwing of ramp kan worden gebruikt.

    Als reactie contacteerde PACKED vzw de bevoegde medewerkers binnen de Transversale Cel Cultuur van de Provincie Oost-Vlaanderen en informeerde hen over de noodzaak van een tijdelijk onderkomen vanwege verbouwing voor de audiovisuele collectie van Svend Thomsen / TVF. Hierbij werd ook informatie verstrekt over de rol van PACKED vzw in de operatie en over de contacten met VIAA over een mogelijke toekomstige digitalisering van de collectie. Hierop kwam de vraag van de Provincie om de collectie met behulp van een sjabloon schriftelijk aan te melden. Na intern overleg binnen de Provincie kwam vervolgens zeer snel de bevestiging dat het archief kon worden ondergebracht in het transit-, nood- en archeologisch depot in het Provinciaal Erfgoedcentrum in Ename. Het depot is in feite niet bedoel voor private archieven of collecties, maar door de betrokkenheid van PACKED vzw, als landelijk expertisecentrum erkend door de Vlaamse overheid, en VIAA, gevestigd in Gent, maakte men een uitzondering voor het archief van Svend Thomsen / TVF dat in wezen een privé-archief is.

    4. Archief verpakken en overbrengen naar nooddepot

    Verhuis van het archief
    Verhuis van het archief - PACKED vzw CC BY-SA

    De volgende stap was om binnen de periode van een week het volledige archief in dozen te verpakken en het transport van Gent naar Ename te regelen. Aan Wim de Maat, voorzitter van Restart Collection vzw, werd gevraagd om het verpakken van de videotapes te coördineren. De tapes werden per type drager gegroepeerd in dozen. Elke doos kreeg op basis van het type dragers binnenin een kleurcode (rood, groen, geel of blauw)1 en een volgnummer.

    PACKED vzw huurde een bestelwagen, haalde het verpakte archief in de ochtend van 7 oktober 2014 op bij Svend Thomsen in Gent en leverde het meteen nadien af in het Provinciaal Erfgoedcentrum in Ename. Daar werden de verschillende dozen uitgeladen en volgens de kleurcodes en volgnummers in rekken in het depot geplaatst. In het depot van het Provinciaal Erfgoedcentrum is er een temperatuur van ongeveer 18° C en een relatieve vochtigheidsgraad van 50-50%.2 Samen met een medewerker van de provincie Oost-Vlaanderen werd er een ontvangstbewijs opgesteld en ondertekend, waarvan ook een kopie werd bezorgd aan Svend Thomsen. De voorziene datum om het archief terug op te halen was 9 december 2014.

    Archief in nooddepot plaatsen
    Archief in nooddepot plaatsen - PACKED vzw CC BY-SA

    Resultaten

    • Het archief heeft een geschikt en veilig noodonderkomen voor de benodigde twee maanden gevonden.
    • Ondertussen worden de mogelijkheden van digitalisering door VIAA verder bekeken. Om dit mogelijk te maken wordt onderzocht of een collectiebeherende erfgoedinstelling kan worden gevonden die reeds als content partner samenwerkt met VIAA en die formeel de rol van beheerder van het audiovisuele archief van Svend Thomsen / TVF op zich wil nemen. Dit zou de best mogelijke garantie zijn opdat de investering in de digitalisering van het archief zou resulteren in een beschikbaarheid ervan op lange termijn voor onderzoeks- en onderwijsdoeleinden. 
    Het archief in het nooddepot
    Het archief in het nooddepot - PACKED vzw CC BY-SA
    CC BY-SA