Eline De Lepeleire (Het Firmament)

    Abstract/samenvatting

    In 2015 verhuisde Theater Antigone naar een kantoorruimte naast hun speelzaal in de Overleiestraat te Kortrijk. Het archief werd, na een eerste selectie, mee overgebracht naar het nieuwe kantoor. Net voor de verhuis kreeg het gezelschap nog 17 dozen archief en documentatie te verwerken die niet langer bewaard konden worden door het VTi, nu Kunstenpunt. Het volledige archief werd ongestructureerd verzameld in een polyvalente ruimte. In april 2016 brachten de medewerkers van Theater Antigone, met ondersteuning van Het Firmament, structuur in de chaos en het archief in kaart. Dit was een noodzakelijke stap om de verdere aanpak van het archief te bepalen, met het oog op de uitbouw van een volwaardige archiefruimte en leeszaal.

    Status

    • Zomer 2015: verhuis archiefdozen VTi
    • Winter 2015-2016: verhuis Theater Antigone
    • April 2016: maken van een ruwe ordening en plaatsingslijst + inventaris audiovisueel archief
    • Mei 2016: opmaak plan van aanpak

    Probleemstelling

    Aanleiding

    Doorheen de jaren, in 2016 viert Theater Antigone zijn 60-jarige bestaan, heeft het theaterproductiehuis een omvangrijk archief gecreëerd dat bestaat uit een enorme hoeveelheid foto’s en dia’s, drukwerk, audiovisueel materiaal, productiemapjes, persarchief, archief van de sociaal-artistieke & educatieve werking, theaterteksten met annotaties, enz… Naast deze unieke archiefstukken troffen we ook een verzameling krantenknipsels per theaterauteur, verschilende tijdschriftenreeksen, dozen vol theaterteksten en relevante publicaties aan. Kortom, een schat aan informatie die mits goede ontsluitng waardevol ingezet kan worden in de werking van Theater Antigone. Het Kortrijkse theaterhuis overweegt dan ook om de ruimte waarin het archief en collecties nu bewaard worden om te toveren tot een volwaardige archiefruimte en leeszaal. Dat vereist een grondige aanpak van het archief!

    De omvang van het archief en de collecties werd na de twee verhuisbewegingen zo groot dat de moed je voor minder in de schoenen zou zinken. De archiefrekken stonden klaar om in elkaar te steken, maar het ontbrak de medewerkers van Theater Antigone aan tijd. Het zo nodige extra duwtje in de rug kwam er naar aanleiding van de survey die Het Firmament, Kunstenpunt en PACKED vzw uitstuurden om een zicht te krijgen op het aanwezige audiovisuele materiaal in de podiumkunstensector. De medewerkers van Theater Antigone wisten dat er audiovisueel archief aanwezig was, maar hadden geen idee waar het zich precies bevond. En dus restte er geen andere optie dan alle dozen te openen op zoek naar het audiovisueel archief. Het moment bij uitstek om het volledige archief aan te pakken. En dat is exact wat Theater Antigone met hulp van Het Firmament deed.

    Afbeelding 1: Archief Theater Antigone VOOR (Foto: Het Firmament)
    Afbeelding 1: Archief Theater Antigone VOOR (Foto Het Firmament)

    Gewenste resultaten

    De medewerkers van Theater Antigone en Het Firmament trokken één dag uit om een reeks resultaten te bereiken:

    • Opsporen en inventariseren van audiovisueel archief
    • Identiceren van archief, bibliotheek en collecties
    • Een eerste intellectuele en fysieke ordening op niveau van bij elkaar horende archiestukken
    • Overzicht in excel van het geïdentificeerde en geordende materiaal
    • Opruimen van de ruimte om plaats te genereren

    Methode

    1. Identificatie

    We gingen van start met een eerste identificatie op basis van de labels op de dozen. Omdat niet alle dozen labels hadden en je nooit zeker weet of de labels op dozen wel overeenkomen met de inhoud, werden alle dozen geopend om de inhoud te controleren.

    2. Intellectuele en fysieke ordening

    2.1 Intellectuele ordening

    Op basis van de identificatie konden we starten met het maken van een eerste ruwe ordening. Voor Theater Antigone kwamen we bij volgende categoriëen:

    1. Archief gebouw
    2. Bibliotheek
    3. Archief educatieve en sociaal-artistieke werking
    4. Archief administratie producties
    5. Archief beleid
    6. Documentatie
    7. Archief drukwerk
    8. Archief productiemappen
    9. Archief pers
    10. Archief foto’s
    11. Archief boekhouding
    12. Audiovisueel archief
    13. Archief affiches
    14. Theaterteksten
    15. Tijdschriften

    Om later gemakkelijk te kunnen verwijzen naar deze categoriën, kreeg elke categorie een unieke nummer. Deze unieke nummer werd later gebruikt om op een eenvoudige manier een koppeling te maken tussen de fysieke dozen, het grondplan en een inventaris (zie onder).

    Het plaatsen van de dozen in de juiste categorie bleek vervolgens verrassend gemakkelijk. De archiefvormer van dit archief, (ex-)medewerkers van Theater Antigone, hadden voordien duidelijk al moeite gedaan om bij elkaar horende archiefstukken per doos te verzamelen. Deze ‘oude orde’ wordt best zoveel mogelijk behouden. Als er toch wordt afgeweken van deze orde dient dit goed gedocumenteerd te worden, zodat het duidelijk blijft voor volgende archiefvormers.

    2.2 Fysieke ordening

    Elke categorie kreeg een afgebakende ruimte in de zaal met het doel de dozen uit dezelfde categorie ook fysiek samen te brengen. In praktijk liep de identificatie en het intellectuele en fysieke ordenen grotendeels door elkaar. Om de inhoud van bepaale dozen te identificeren, moesten namelijk andere dozen verplaatst worden. Om dubbel werk te vermijden, werden de dozen meteen verplaatst naar de juiste afgebakende ruimte.

    Bij het verplaatsen van dozen, zeker in een kleine ruimte, kunnen er fouten sluipen in het proces. Het is dus zeker aan te raden om na een eerste ronde nog een extra controle uit te voeren.

    3. Beschrijving van archiefbestanddelen met koppeling tussen overzicht (in excel), dozen en grondplan

    3.1 Aanmaken grondplan

    Eens alle dozen fysiek op de juiste plaats stonden, werd een eenvoudig grondplan aangemaakt van de ruimte. Op dit grondplan werden alle dozen getekend met een indicatie van de omvang per categorie en met vermelding van de titel van de categorie en het unieke nummer.

    Afbeelding 2: Grondplan (Foto: Het Firmament)
    Afbeelding 2: Grondplan (Foto: Het Firmament)

    3.2 Nummeren van dozen per categorie

    Ook in de fysieke ruimte kregen alle categorieën letterlijk een nummer opgeplakt (op foto enkel de titel van de categorie).

    Afbeelding 3: Fysieke categorisering (archief drukwerk) (Foto: Het Firmament
    Afbeelding 3: Fysieke categorising (archief foto`s) (Foto: Het Firmament)

    3.3 Noteren van basisgegevens

    Tot slot werden een aantal basisgegevens genoteerd per categorie:

    • Unieke nummer: nummer van de categorie die beschreven wordt
    • Locatie: omschrijving van de locatie waar de categorie bewaard wordt met verwijzing naar het grondplan
    • Titel: een korte beschrijving van de groep documenten die beschreven werd, bv. flyers, administratie, tentoonstellingsdossier, documentatie, etc.
    • Omvang: een indicatie van de omvang van de archiefstukken die beschreven werden.
    • Datering: de datum van opmaak of ontvangst van het oudste en het jongste document binnen de groep documenten die beschreven werd.
    • Staat: hier werd ingevuld of de documenten er goed of beschadigd uitzagen. Cd-roms en dvd’s konden niet gecontroleerd worden, hier werd dus onbekend ingevuld.
    • Ordeningsprincipe: de manier waarop de documenten geordend werden, bv. alfabetisch, chronologisch, per productie, etc.

    De beschrijvingen werden gemaakt in een excel die bewaard wordt op de server van Theater Antigone. Het schema werd opgesteld volgens dit model dat je op TRACKS kan vinden.

    4. Inventariseren audiovisueel archief

    Een zijproject in dit proces was natuurlijk nog steeds om het audiovisueel archief op te sporen en te inventariseren. Na een eeste identificatie-actie werd in eerste instantie het audiovisueel archief gegroepeerd per type drager op een grote tafel in het midden van de ruimte. Vervolgens werden deze dragers per type opgeteld (inclusief speelduur) en gedocumenteerd in een excelsjabloon dat door VIAA en PACKED vzw werd ontwikkeld. De inhoudelijke beschrijving op stukniveau zal later volgen. 

    5. Ruimte maken in de polyvalente ruimte

    Om de aanpak van het archief en collecties in de toekomst efficiënter te laten verlopen, werd in één beweging de ruimte opgeruimd en overbodig materiaal verwijderd.

    Resultaten

    Werden de gewenste resultaten bereikt?

    • Het audiovisueel archief werd opgespoord en per type drager (inclusief speelduur) opgeteld
    • Het archief en collectie werden geïdentificeerd en per categorie fysiek samen geplaatst. De basisgegevens werden genoteerd. In de tijd die voorhanden was, was het onmogelijk de aanwezige archiefbestanddelen grondig te bestuderen en data en ordeningsprincipes toe te voegen in het overzicht. Deze zullen later nog toegevoegd moeten worden.
    • De archiefruimte werd in de mate van het mogelijke opgeruimd, maar vraagt nog om een verdere reorganisatie die mogelijk zal zijn op het moment dat de archiefrekken geïnstalleerd worden.
    • Het werk dat die dag geleverd werd, maakte het ook mogelijk voor medewerkers van Het Firmament een aantal aanbevelingen op papier te zetten voor de omgang met het archief en de collecties.

    Vaststellingen en moeilijkheden

    • De beschikbare ruimte was te klein om efficiënt te kunnen werken. Probeer dus de ruimte voor aanvang zo goed mogelijk op te ruimen en overbodig materiaal te verwijderen. Door de kleine ruimte was het moeilijk om archiefbestanddelen goed van elkaar te scheiden en slopen er foutjes in het proces. Een goede controle is dus steeds een must!
    • Dozen zijn soms zwaar geladen en vereisen fysieke kracht om op een veilige manier te verplaatsen. Zorg dus dat je steeds met twee aanwezig bent om, indien nodig, dozen te kunnen verschuiven.
    CC BY-SA