Auteur: Eline De Lepeleire (Het Firmament)

    Samenvatting

    In het kader van een stage bij Het Firmament voor de Master na Master opleiding Archivistiek: Erfgoedbeheer en Hedendaags Documentbeheer aan de VUB te Brussel werd nagegaan waaruit het archief van podiumkunstenaars bestaat en wat de criteria zijn om het archief al dan niet te bewaren. Als praktijkvoorbeeld werd het archief van choreograaf Ugo Dehaes bekeken teneinde een idee te krijgen wat in de praktijk geproduceerd en bewaard wordt tijdens het maken en uitvoeren van een dansproductie. Op basis van dit gesprek en het doornemen van het fysieke archief werd de bestaande lijst over wat het archief van podiumkunstenaars bestaat verder uitgebreid. Bij het doornemen van het materiaal werd het fysieke archief meteen geordend, geschoond, opnieuw verpakt en gelabeld en tenslotte in één ruimte ondergebracht.

    Status

    1. Inleidend gesprek met Ugo Dehaes: 11 februari 2014
    2. Bekijken bewaard archiefmateriaal per productie: 11 februari 2014
    3. Ordenen en verpakken: 12 februari 2014

    Probleemstelling

    Aanleiding

    Ugo Dehaes is een type kunstenaar die graag zo veel mogelijk sporen van zijn creaties bewaart. De drang om zijn werk te documenteren en archiveren is deels gegroeid uit de frustratie dat hij zelf van zijn periode waarin hij bij Damaged Goods danste (1998-2001) quasi geen sporen heeft. 

    Het door Ugo Dehaes bewaarde materiaal van zijn dansproducties werd semi-geordend per productie bewaard in een aantal ringmappen en dozen, verspreid over een aantal kamers in zijn appartement. Het was zijn wens om dit per productie te ordenen en in gemarkeerde archiefdozen op te slaan op één plaats, zodat alles gemakkelijker terug te vinden zou zijn.

    Gewenste resultaten:

    • Ordening bewaard materiaal per productie
    • Verpakken in archiefdozen
    • Dozen gecentraliseerd opslaan
    • Idee krijgen van wat het archief van een podiumkunstenaar inhoudt
    • Idee krijgen waarom het archief wordt bewaard
    • Registratie in Archiefbank Vlaanderen

    Methode

    1. Probleem bepalen
      • 1.1.   Indruk verkrijgen van de diversiteit van het bewaarde materiaal en waarom het bewaard werd
      • 1.2.   Peilen naar de wensen van de kunstenaar
    2. Ordenen
      • 2.1.   Voorbereiding (Het materiaal centraliseren + identificeren van het materiaal per productie)
      • 2.2.   Ordenen
    3. Schonen
    4. Verpakken en labelen per productie
    5. Centraliseren in één ruimte
    6. Registratie

    1. Probleem bepalen

    1.1 Indruk verkrijgen van de diversiteit van het bewaarde materiaal en waarom het bewaard werd

    De eerste stap was een beeld te krijgen over het archief. Ugo Dehaes leidde ons rond in zijn archief en lichtte hier en daar wat zaken toe. Samen met hem bekeken we twee producties stuk per stuk. Op basis hiervan werd de lijst 'Wat kan je archief zijn' verder aangevuld.

    1.2 Peilen naar de wensen van de kunstenaar zelf

    Ugo Dehaes is choreograaf en mede-oprichter van kwaadbloed vzw. Sinds 2000, de oprichting van kwaadbloed vzw, maakt hij elke twee jaar een avondvullende voorstelling. Dat maakt dat het archief tot en met de dag van vandaag traag, maar gestaag verder groeit. Ugo bewaart dit gehele archief in zijn privé-omgeving.

    Om een idee te krijgen van de verwachtingen en visie van Ugo op zijn archief gingen we verder met een diepgaand interview. Daaruit bleek dat Ugo het emotionele verzameltype is dat zoveel mogelijk sporen van zijn creaties wil bewaren. We kregen ook een zicht op de meest essentiële stukken van enkele producties. Samen met hem kwamen we tot een plan van aanpak voor het ordenen, schonen, verpakken, labelen en centraliseren van het archief.

    Archief voor
    Archief voor - © Ugo Dehaes

    2. Ordenen

    2.1. Voorbereiding

    Om het materiaal te kunnen ordenen werd het materiaal eerst in één ruimte geplaatst en werden er twee producties uitgekozen die stuk per stuk werd doorgenomen. Op die manier werd duidelijk wat het archief behelsde en welke ordening gewenst is.

    2.2 Ordenen

    Het archief werd geordend per productie. Binnen de producties werd enkel een onderscheid gemaakt tussen promotie-, pers- en creatiemateriaal. Het zakelijke en administratieve archief, foto’s en videoregistraties worden in aparte archiefdozen bewaard. Tot nog toe werd er geen duidelijke link gemaakt tussen het productie-archief en de rest van het archief (zoals hierboven beschreven). Om de volledige context van een productie te kennen, is het van belang deze link wel nog duidelijk te maken.

    3. Schonen

    De elementen die het archief kunnen beschadigen werden verwijderd. Het criterium om nietjes, mapjes en andere materialen die het archief kunnen beschadigen te verwijderen, was dat fysiek nog duidelijk moest zijn dat die archiefstukken samen horen en er geen context verloren ging. Daar waar plastieken mapjes vervangen konden worden door papieren mapjes en/of kartonnen dozen gebeurde dit wel.

    4. Verpakken in archiefdozen

    Het archief werd in geschikte archiefdozen geplaatst. Deze archiefdozen werden vervolgens gelabeld op basis van wat de doos bevatte. Dat ging enerzijds over de titel van de productie plus de vermelding of de doos creatie-, pers-, en/of promo-materiaal van deze productie bevat anderzijds.  

    5. Centraliseren in één ruimte

    Vervolgens werd het archief in één geschikte ruimte geplaats. Daar werd het archief chronologisch geordend.

    Archief na
    Archief na - © Ugo Dehaes

    6. Registreren

    6.1 Registreren in Archiefbank Vlaanderen

    Het archief van kwaadbloed vzw wordt bewaard in het privé-appartement van Ugo Dehaes. Om te verzekeren dat de onderzoekswereld, erfgoedsector en andere geïnteresseerden hiervan op de hoogte zijn, werd beslist het archief op het hoogste niveau te ontsluiten op Archiefbank Vlaanderen. Deze erfgoedorganisatie verzamelt gegevens over private archieven en erfgoedcollecties in Vlaanderen. Die gegevens worden ondergebracht in een onlinedatabank en zijn voor iedereen raadpleegbaar via de zoekbox.

    Bij de rondleiding en het verdere onderzoek in het archief werd de verplichte en optionele velden van ISAD(G) ingevuld.

    Lees in deze tool hoe je zelf een archief kan registreren in Archiefbank Vlaanderen

    Resultaten

    Werden de gewenste resultaten behaald?

    • Het archief van Ugo Dehaes gaf een zeer volledig beeld van wat er bij de creatie en representatie van een productie aan archiefmateriaal gecreëerd wordt.
    • Uit het inleidende gesprek konden de voornaamste redenen voor het bewaren van het archief gefilterd worden.
    • Het archief van Ugo Dehaes werd geordend, geschoond, verpakt in geschikte archiefdozen en gecentraliseerd in één ruimte.
    • Het volledige archief werd beschreven, maar nog niet ingevoerd in Archiefbank Vlaanderen.

    Vaststellingen en aandachtspunten

    • Door eerder verlies van archiefmateriaal, werd de kunstenaar zich zeer bewust van zijn drang om de sporen van voorbije producties te archiveren. Emotionele gehechtheid en potentiële hernemingen is daarnaast voor deze kunstenaar een belangrijke reden om archief te bewaren.
    • Het ordenen van het archief vergde een relatief kleine inspanning, maar draagt wel in grote mate bij tot de toegankelijkheid van het archief.
    • Met het opnieuw verpakken van het archief werd plaats gewonnen.
    • Voor het schonen, ordenen en opnieuw verpakken van archief moet je voldoende werkruimte voorzien. 
    CC BY-SA