Bron: MOYSON, H., Zorg dragen voor je archief - Een leidraad voor beiaardiers, Leuven, 2012.

Auteur: Het Firmament

    Tip: De door Vlaanderen erkende expertisecentra voor cultureel erfgoed kunnen ondersteuning bieden en bemiddelen bij het zoeken naar een geschikte bewaarplaats.

    Stap 1: Eigendomsrecht

    Zorg ervoor dat de eigendomsrechten goed uitgeklaard zijn en duidelijk op papier staan. Zijn alle betrokken partijen het eens met een eventuele overdracht? 

    Stap 2: Zoek een nieuwe beheerder voor je archief en je collectie(s)

    Ga na of een deel van je archief en/of je collectie al eerder werd opgenomen door een (professionele) bewaarplaats, particulier of vereniging. In dat geval adviseren we om het archief ook in de toekomst over te dragen aan deze bewaarplaats. Je archief wordt immers bij voorkeur samen bewaard.

    Tip: Weet je niet zeker of er al eerder een deel van je archief werd opgenomen door een professionele bewaarplaats, door particulieren of door verenigingen? Surf dan eens naar de website van Archiefbank Vlaanderen. Niet alle archieven zijn hier geregistreerd, maar het is mogelijk dat het archief van jouw organisatie hier terug te vinden is. 

    Je kunt je archief schenken aan familie, vrienden, een opvolger, een instelling of een organisatie waaraan je verbonden bent. Op die manier blijft je archief in je professionele of persoonlijke levenssfeer. Zo blijft het ook in handen van mensen met wie je een stevige of vertrouwensband hebt en die het beste voor hebben met je archief. Vanuit een persoonlijke bekommernis en vanuit een cultuurhistorisch besef zullen zij de zorg voor je archief wellicht graag op zich nemen. 

    Je kunt je archief ook overdragen aan een professionele bewaarinstelling: archiefinstellingen (waaronder stads- en gemeentearchieven), erfgoedbibliotheken (waaronder de conservatoriumbibliotheken en een aantal universiteitsbibliotheken) of musea. Hun primaire opdracht bestaat er tenslotte in om ‘erfgoed’ in goede omstandigheden te bewaren, het toegankelijk te maken en het gebruik ervan te stimuleren. Ze hebben daartoe geschoold personeel in dienst en beschikken over de nodige expertise. Met deze instellingen heb je weliswaar geen persoonlijke band, maar ze verdienen niettemin je volle vertrouwen wat betreft de zorg voor je archief. 

    Je kunt met je archief en collectie tot slot misschien ook terecht bij een heemkundige kring. Een heemkundige kring in je buurt vind je op de website van Heemkunde Vlaanderen.

    Bekijk dit schema voor de voor- en nadelen voor een 'professionele bewaarinstelling' vs. 'particulieren en verenigingen' af te wegen.

    Kies je voor een professionele bewaarplaats? Bekijk dan deze tool om na te gaan welke professionele bewaarplaatsen er in België te vinden zijn en die misschien interesse hebben in jouw kunstenerfgoed.

    Tip: Twijfel je welke nieuwe locatie voor jouw archief in aanmerking komt? Stel een werkgroep samen met mensen die je archief en collectie(s) goed kennen en er het beste mee voorhebben. Contacteer een erfgoedorganisatie voor ondersteuning. 

    Stap 3: ‘Schenking’ of ‘in bewaargeving’

    Voor de overdracht van particuliere archieven bestaan er twee mogelijkheden. Je kan je archief in bewaring geven, maar de eigendomsrechten behouden met een overeenkomst van opneming ter bewaring/bewaargeving of je kan je archief schenken en je eigendomsrechten afgeven met een overeenkomst van schenking of een overeenkomst van handgift

    Tip: Documenteer een archief(stuk) dat je schenkt of in bewaring geeft, altijd goed. Een overdracht naar een bewaarinstelling of particulier/organisatie moet worden vastgelegd in een overeenkomst die beide partijen ondertekenen. (lees daarover meer in aandachtspunten bij het overdragen van je archief en collectie).

    Tip: Maak de keuze voor een ‘schenking’ of ‘bewaargeving’ niet alleen. Stel een werkgroep samen met mensen die het archief en de collectie goed kennen en er het beste mee voorhebben. Contacteer een erfgoedorganisatie voor ondersteuning.

    Stap 4: Hou rekening met volgende aandachtspunten

    Hoe een overdracht precies afgehandeld wordt, verschilt per instelling. Elke instelling heeft immers eigen ‘gewoontes’. Ga na of de bewaarinstelling van jouw keuze richtlijnen op de website publiceerde in verband met het verwerven van particuliere archieven. Maak een afspraak met de instellingsverantwoordelijke en bespreek het volledige proces zodat je weet wat je mag verwachten. Houd daarbij ook rekening met de mogelijkheden van de instelling zelf. Leg afspraken vast in een contract. Spreek een concrete datum af waarop het archief overgedragen kan worden.

    Maak afspraken over wat de archiefinstelling van jou verwacht

    In welke toestand moet het archief overgedragen worden (geordend, geschoond, …)? Moet er een grondige selectie plaatsvinden voor de overdracht? 

    Vraag meer duidelijkheid over hoe je archief bewaard en ontsloten zal worden

    Zal de instelling een inventaris opmaken? Zal er ruimte zijn voor valorisatie van je archief en collectie? Bespreek wat je graag en liever niet ziet gebeuren. Maak ook duidelijke afspraken over de openbaarheid van de stukken. 

    Denk op voorhand goed na over vertrouwelijke of persoonlijk informatie in je archief die je liever niet openbaar maakt

    In overleg met de archiefbewaarplaats kunnen beperkingen op openbaarheid vastgelegd worden. Archiefbewaarplaatsen zijn hoe dan ook gebonden aan de wetgeving inzake privacy. Auteursrechtelijk materiaal mag enkel onder bepaalde voorwaarden ter beschikking gesteld worden aan het publiek. Ga dus op voorhand of samen met de archiefbewaarplaats goed na welke documenten en objecten auteursrechtelijke beschermd zijn en maak ook daarover goede afspraken.

    Neem tijdig contact op met de nieuwe beheerder die je voorkeur wegdraagt

    De komst van een nieuw archief vraagt enige voorbereidingstijd, ook voor een professionele instelling. Contacteer de verantwoordelijke, maak je intenties kenbaar en vraag of jouw archief er een plaats kan krijgen. 

    Maak een overdrachtslijst aan

    Op die lijst beschrijf je welke stukken worden overgedragen om latere betwisting uit te sluiten. Bovendien geeft zo’n overdrachtslijst een handig overzicht van het archief, zowel voor de nieuwe eigenaars als voor toekomstige onderzoekers en kunstenaars. Welke informatie deze overdrachtslijst precies moet bevatten en hoe gedetailleerd die moet zijn, spreek je af met de instellingsverantwoordelijke. Vaak volstaat het om grote gehelen aan te duiden, eventueel gekoppeld aan de precieze (genummerde) dozen waarin je het archief zal verhuizen. Documenteerde je ooit de structuur van je archief of maakte je een archiefbeschrijving, dan kun je dat overzicht als basis gebruiken. Een overdrachtslijst komt overeen met een plaatsingslijst, maar dan zonder exacte omschrijving van de locatie. Bekijk de richtlijn Maak een beschrijving’ (scenario 1) voor  meer informatie over deze plaatsingslijst.

    Schoon je archief

    Draag je je archief over dan kan het zijn dat er verwacht wordt dat je je archief schoont. Schonen is het verwijderen van schadelijke elementen.

    Verwijder elementen die de documenten kunnen beschadigen : paperclips, elastieken, plastieken mapjes, ringmappen, overbodige papieren mappen, vloeipapier, … Documenten die werden samengehouden met schadelijke materialen zoals plastieken mapjes, paperclips en elastieken moeten fysiek verbonden blijven. Neem daarom een groot vel papier (A3), vouw dubbel en berg de documenten daarin op. Ringmappen vervang je door dozen. Controleer wel altijd of de oorspronkelijke verpakking geen informatie bevat die nuttig kan zijn voor de beschrijving van documenten.1

    Verwijder ook dubbels, korte notities zonder veel belang en kladversies van documenten die weinig verschillen van de eindversies.2 Bekijk de tools Verwijder dubbels en versies zonder toegevoegde waarde, Opschonen van het digitaal archief, Materiële bewaring van je fysiek archief voor meer info.

    Pak het archief in stevige dozen vooraleer je het verhuist.

    Hou daarbij dezelfde ordening aan als de ordening die je al hanteert. Haal m.a.w. de archiefstukken niet nodeloos door elkaar. Weersta aan de verleiding om materiaal dat niet bij elkaar hoort toch samen op te bergen, enkel om verhuisdozen goed gevuld te krijgen. Om te vermijden dat door lege ruimte in de dozen het opgeborgen materiaal begint te schuiven, kun je ze opvullen met bijvoorbeeld losse proppen papier. Archiefinstellingen krijgen liever een paar dozen meer met daarin een geordend archief, dan een compact verpakt maar ongeordend geheel. Zorg er dus voor dat de nieuwe eigenaar niet alle stukken moet uitpakken en de ordening moet reconstrueren, want dat kan een hele klus zijn. Pak alles in alsof jij diegene bent die het archief ontvangt. 

    Tip: Professionele bewaarinstellingen krijgen meters archief per jaar te verwerken. Daardoor kan het zijn dat het een tijdje duurt vooraleer ze toekomen aan de verwerking van jouw archief. Hoe meer informatie over het archief jij hen al kunt bezorgen en hoe meer richtlijnen van deze website jij hebt opgevolgd, hoe sneller je archief klaar zal zijn voor blijvende bewaring.

    CC BY-SA