Bron: AMVB, Digigids@work

Auteur: Sanne Van Bellingen (PACKED vzw)

    Inleiding

    Het is belangrijk om je organisatie goed te kennen zodat je de waarde van de documenten kan bepalen. Daarnaast moet je weten onder welke wetgeving je organisatie valt. 

    Tijdelijk bewaren

    Document

    Voorbeeld

    Bewaartermijn

    Opmerking

    Documenten met betrekking tot het secretariaat

    Bestelbonnen, overzicht leveranciers, overzicht verkoop, fiscale attesten

    7 jaar

     

    Documenten met betrekking tot ledenbeheer

    Administratieve afhandeling ledenbeheer

    7 jaar

     

    Documenten met betrekking tot aanwerving personeelsleden

    Vacature, sollicitatiebrieven

    Zolang nodig

     

    Documenten met betrekking tot dienstverband personeelsleden

    Uurroosters, vakantieroosters

    Zolang nodig

     

    Personeelsdossiers

     

    Minimum tot 5 jaar na einde contract

    Eventueel tot 100 jaar na geboorte omwille van pensioenrechten

    Documenten met betrekking tot vrijwilligerswerk en stage

    Vrijwilligersovereenkomst, overeenkomst stageplaats

    Minimum tot 5 jaar na einde contract

     

    Dossier inzake verzekeringspolis

     

    3 jaar

     

    Dossier inzake schadeclaim

     

    10 jaar

     

    Financiële verantwoording

    Winst- en verliesrekeningen, balansen, accountsrapporten, facturen aankoop en verkoop, bestelbonnen, onkostennota’s, rekeninguittreksels

    7 jaar

    Tenzij historisch belang

    Documenten met betrekking verwerving en beheer infrastructuur

     

    Zolang nodig

    Tenzij historisch belang

     Bouwdossiers

    Het dossier van een architecturaal project, met voorontwerpen, meetstaten, constuctietekeningen, werfverslagen enz.

    10 jaar

    Aansprakelijkheid architect en aannemer, zie Burgerlijk Wetboek Artikel 1792 

    Documenten inzake kleine herstellingen infrastructuur

     

    10 jaar

    Aansprakelijkheid architect en aannemer, zie Burgerlijk Wetboek Artikel 1792 

    Documenten met betrekking tot projecten: administratieve afhandeling

     

    7 jaar

     

    Documenten met betrekking tot workshops: administratieve afhandeling

     

    7 jaar

     

    Documenten met betrekking tot vorming: administratieve afhandeling

     

    7 jaar

     

    Onderwerpsmappen en documentatie

     

    Zolang nodig

    Sorteren

    Bewaren afhankelijk van de inhoud – eventueel permanent

     

    CC BY-NC-SA