Auteur: Het Firmament

    Wat is een waardebepaling?

    Waardebepaling houdt in dat je nagaat wat de administratieve, juridische, historische of symbolische waarde is van een bepaald document, een reeks archiefstukken, een dossier of een object. Het proces van kiezen tussen - en uitvoeren van van bewaring en vernietiging heet selectie.

    Om een goede selectie van documenten en objecten te kunnen maken moet je eerst de waarde en het belang ervan kennen. Documenten en objecten hebben mogelijk een:

    • praktisch nut / gebruikswaarde
    • administratief belang / juridische waarde
    • cultuurhistorische waarde 
    • waarde als promotie-instrument
    • emotionele waarde / symboolwaarde
    • esthetische waarde
    • economische waarde
    • artistieke waarde

    Onderstaande stappen vertellen hoe je de waarde van (onderdelen van) je archief en collectie(s) kan bepalen.

    Stap 1: Beantwoord de volgende vragen

    Deze vragen helpen je om te beslissen wat je moet bewaren:

    • Beschermen deze documenten of objecten de wettelijke rechten van je organisatie, haar medewerkers of erfgenamen?
    • Heeft het document of object emotionele waarde voor jou of je organisatie?
    • Zou verlies van het document of het object een correcte weergave van jouw werk of organisatie bemoeilijken?

    Is het antwoord één of meerdere keren ja? Dan komt het document of het object in aanmerking voor tijdelijke of permanente bewaring.   

    Stap 2: Wettelijke bewaartermijnen

    Organisaties met een vzw-structuur, zelfstandigen en bvba’s zijn verplicht zich te houden aan enkele wettelijke bewaartermijnen. Wees je hier goed van bewust wanneer je de waarde gaat bepalen van je documenten en objecten.

    Let op: Neem deze lijst niet blindelings over maar gebruik je gezond verstand. Maak voor jezelf uit of er eventueel nog documenten of objecten zijn die naast een juridische of administratieve waarde ook artistieke of cultuurhistorische waarde hebben. 

    Stap 3: Waardebepaling

    Hieronder vind je een indicatieve lijst van documenten en objecten die voor permanente bewaring of voor vernietiging in aanmerking komen.

    Documenten die in aanmerking komen voor permanente bewaring:

    • Documenten en objecten die representatief zijn voor de oprichting, de doelstellingen en werkwijze van de organisatie (zoals verslagen, raad van bestuur)
    • Documenten en objecten die de de wettelijke rechten van je organisatie, haar medewerkers of erfgenamen beschermen
    • Documenten en objecten die een correcte interpretatie van jouw artistieke werk weergeven
    • Documenten en objecten die de hoofdlijnen van de activiteiten weergeven (zoals beleidsplannen)
    • Documenten en objecten die door de organisatie worden geproduceerd en bewaard, en die in essentie de reden van het bestaan van de organisatie vormen (zoals productiedossiers)1

    Documenten en objecten die in aanmerking komen voor vernietiging of die je kunt schenken aan andere partijen:

    • Wat door de wetgeving aangeduid wordt als te vernietigen (zoals personeelsregisters)
    • Alle documenten en objecten met een geringe administratieve, juridische, artistieke of wetenschappelijke waarde, en die bijna onmiddellijk hun belang verloren hebben (zoals niet gevraagde aanbiedingen van leveranciers, uitnodigingen voor vergaderingen, drukproeven)
    • Documenten en objecten die wellicht elders bewaard worden (bvb. (vak)tijdschriften)2

    Opgelet: van sommige documenten of bestanden heb je zowel een fysiek en als een digitaal exemplaar. Kijk hiervoor bij de tool Omgaan met hybride archieven en collecties.

    Misschien kunnen onderstaande selectielijsten, specifiek voor kunstenorganisaties, je wel inspireren.

    - Stadsarchief Antwerpen, Michielsen, E., Rapport: Theaterarchieven achter de schermen. Tussen bewaren en vernietigen, Antwerpen, 2004. 

    - Verbelen, C., De kunst van het bewaren, vernietigen is de kunst - Hedendaags documentbeheer in de Vlaamse Opera. Richtlijnen en advies voor de dienst dramaturgie, Niet-gepubliceerde scriptie VUB, Brussel, 2010, 170-203.

    Stap 4: Neem contact op met een erfgoedorganisatie

    Wanneer je documenten en/of objecten wilt vernietigen, neem dan eerst contact op met een erfgoedorganisatie. Zij kunnen je bij twijfel raad geven en je misschien helpen met zoeken naar andere geïnteresseerden voor bepaalde delen van je archief en/of je collectie (zoals bvb. je bibliotheek).

    Stap 5: Op basis van een waardebepaling vernietigen

    Tot slot is het bij de vernietiging van (delen van) het archief en de collectie belangrijk dat er steeds een overzicht (met verantwoording) wordt gemaakt van de documenten en objecten die voor vernietiging uit het archief en de collectie worden verwijderd. Op basis van die lijst kun je later nagaan of een bepaald document of object dat je niet terugvindt, bewust werd vernietigd of gewoon zoek is geraakt. Spreek bovendien goed af wie de eindverantwoordelijke is voor elke beslissing tot vernietiging van archief- en collectiemateriaal. 3

    CC BY-SA