Auteur: Het Firmament

    Inleiding

    De hoeveelheid documenten in je archief en je collectie kan je meestal al sterk verminderen door dubbele exemplaren en versies zonder toegevoegde waarde eruit te halen. Dit zorgt ervoor dat je archief en collectie makkelijker doorzoekbaar en behandelbaar is.

    Welke documenten en objecten komen in aanmerkingen om te verwijderen?1

    Korte notities

    Korte notities zonder veel belang mogen verwijderd worden.

    Dubbels

    Inhoudelijk dubbele exemplaren komen in aanmerking om te verwijderen. Reeksen waar erg veel exacte dubbels in voorkomen zijn: bladmuziek, definitieve theaterteksten, promo-archief, … Indien je vereniging ooit een folder uitgaf, moet je bijvoorbeeld niet de hele voorraad in het archief opnemen, drie exemplaren bijvoorbeeld volstaan. Bewaar in dat geval de minst beschadigde versie.

    Let op: Verwijder niet zomaar alle dubbels. Sommige documenten horen in verschillende dossiers thuis. Door het document te vernietigen wijzig je onherroepelijk de inhoud en de context van de dossiers.

    Kladvesies

    Ook kladversies komen in aanmerking om te verwijderen. Dat zijn versies die een definitieve versie van het document voorafgaan. Maar let op: kladversies kunnen ook waardevolle informatie bevatten. Denk bijvoorbeeld aan kladversies van subsidiedossiers waarin interessante ideeën werden geformuleerd die uiteindelijk het definitieve dossier niet hebben gehaald.

    Werkversies

    Naast kladversies zijn er ook werkdocumenten die werden opgemaakt in functie van een definitief product, maar substantieel verschillen van de eindversie. Enkel als er in de werkdocumenten van het zakelijk archief nog substantiële informatie staat die herbruikbaar is of die een visie weerspiegelt die om bepaalde redenen niet werd opgenomen in het definitieve document, moet je deze werkdocumenten bewaren.

    Bijvoorbeeld: documenten opgemaakt in functie van de jaarbegroting kunnen werkdocumenten zijn die geen belang meer hebben omdat de informatie volledig werd opgenomen in de jaarbegroting. Werkdocumenten die het artistieke proces documenteren, kunnen daarentegen een extra dimensie geven aan het creatieve proces en worden dus beter niet verwijderd.

    Bekijk Archief opruimen met Tristero voor een leerrijk praktijkvoorbeeld.

    CC BY-SA