Bron: AMVB, Digigids@Work

Auteur: Sanne Van Bellingen (PACKED vzw)

Wat is versiebeheer?

Versiebeheer zorgt ervoor dat je met één blik weet welke versie van een document voor je ligt. Niet alleen kan jij op de laatste versie verder werken, ook voor je collega’s is het duidelijk waar ze de meest recente informatie kunnen terugvinden.    

Waarom?

Misschien duidt je de definitieve versie van een document aan met _def of _finaal. Maar als je daarna nog aanpassingen maakt kan er een _defdef ontstaan of een _finaaldef, _def1 en _def2, …

Wanneer je vaste afspraken maakt over de naamgeving van de verschillende versies van je digitale documenten is dit voor iedereen duidelijk. Zo is het makkelijker en sneller om documenten terug te vinden, zonder je ze moet openen om te weten wat de laatste versie was.    

Hoe versies benoemen?

3 mogelijkheden

  • Neem een toevoeging op aan het einde van de bestandsnaam. Behoud de originele bestandsnaam en pas enkel de versie aan wanneer je een bewerking van het document opslaat. De computer zal de bestanden zo ordenen dat alle versies van hetzelfde document bij elkaar blijven staan.
    • Bvb.: document_v01.docx, document_v02, ...
  • Je kan de datum gebruiken om de versie van een document aan te duiden. Gebruik hiervoor bij voorkeur de structuur JJJJMMDD. De computer zal, wanneer je datum vooraan plaatst, de verschillende versies automatisch chronologisch plaatsen, waarbij de meest recente versie onderaan of bovenaan staat, afhankelijk van je instellingen.
    • Bvb.: 20140317_document.docx
    • Of: document_20140317.docx
  • Wanneer een document goedgekeurd moet worden door verschillende personen of raden, is het aangeraden om achteraan in de bestandsnaam de afkorting van de persoon of raad op te nemen. Zo zie je meteen wie welke aanpassing heeft gemaakt, maar ook waar het dossier zich bevindt in de workflow.
    • Bvb. document_SVB.docx

Aandachtspunten

  • Sla de definitieve versie van je document meteen op in een duurzaam formaat als pdf, pdf/a. Hierdoor is het meteen voor iedereen duidelijk welke de eindversie is. Bovendien is het moeilijker iets aan een bestand in pdf of pdf/a te veranderen (doelbewust of per ongeluk). Een bestand in pdf neemt minder ruimte in beslag, waardoor het zeer geschikt is om via e-mail te versturen of online te plaatsen.
  • Bewaar het document ook in het originele formaat, zodat je toch nog fouten kan verbeteren of de inhoud updaten zonder kunstgrepen te moeten uitvoeren op je pdf-bestand. Maak bij updates wel duidelijk dat het gaat om een nieuwe definitieve versie, bijvoorbeeld door het versiebeheer op te nemen in het document zelf.

Na het opstellen van de definitieve versie, mogen voorlopige versies in principe gedeletet worden. Maak hierrond afspraken met je collega’s, zoals bij welk soort documenten dit gebeurt, wanneer en door wie. Voor bepaalde soorten documenten kan de evolutie of het creatief proces net interessant zijn, bijvoorbeeld bij het schrijven van literaire teksten of scripts. Voor verslagen, subsidieaanvragen of evaluaties is vooral het eindproduct van belang.    

CC BY-NC-SA