Bron: Depotwijzer.be

Auteur: Sanne Van Bellingen (PACKED vzw)

    Inleiding

    Deze tool gaat in op de factoren die een schadelijke invloed hebben op de inrichting van je archiefruimte. Je vindt hier een overzicht van de risico's, maar ook tips om met deze risico's om te gaan:

    1. Vermijden van fysieke schade door omgang en bewaring
    2. Brandveiligheid
    3. Vermijden van waterschade
    4. Diefstal- en vandalismepreventie
    5. Vermijden van ongedierte en schimmel
    6. Inperken van blootstelling aan licht
    7. Vermijden van vervuiling
    8. Controleren van temperatuur en temperatuurschommelingen
    9. Controleren van luchtvochtigheid en vochtschommelingen
    10. Het correct labelen en (terug)plaatsen van documenten

    Tip: Probeer het aantal bewaarplaatsen binnenshuis te reduceren. Streef naar het gebruik van slechts één bewaarplaats waar je de bewaaromstandigheden kan optimaliseren. Zo is het voor iedereen duidelijk waar het archief en de collectie(s) zich bevinden en kan de bewaring het gemakkelijkst worden verbeterd. 

    Tip: Stel een calamiteitenplan op om je als instelling voor te bereiden op calamiteiten door het uitwerken van een organisatieschema, een afsprakensysteem en een waarschuwingssysteem. Op Depotwijzer.be vind je meer info over het opmaken van een calamiteitenplan.

    Fysieke schade van menselijke aard en zwaartekracht

    Documenten en objecten zijn onderhevig aan slijtage. Door ouderdom en gebruik zullen delen beschadigd raken. Daarnaast kan er door een val, door het fout bewaren (bv. druk door gestapelde voorwerpen) of door het verkeerd hanteren van documenten of objecten, bijkomende schade optreden. Papier kan scheuren of vervormen, objecten kunnen breken of barsten, enz. Ook verplaatsen, trillingen en schokken houden risico op schade in.

    Risico:

    • Fysieke schade: breuk, barsten, vervormingen, …

    Tip:

    • Vermijd onstabiele rekken en legplanken
    • Vermijd dat objecten in laden bewegen bij het openen/sluiten
    • Zorg voor voldoende ruimte tussen de objecten om controle mogelijk te maken

    Diefstal en vandalisme

    Wanneer de archiefruimte voor iedereen toegankelijk is, kunnen documenten verdwijnen of gestolen worden. Wanneer archief en collectie(s) zich in je bureau of werkruimte bevinden, is het belangrijk ze af te sluiten wanneer je de ruimte verlaat.

    Risico:

    • Verlies door diefstal
    • Schade door vandalisme

    Tip:

    • Bewaar waardevolle documenten en objecten op een afsluitbare plaats

    Brand

    De kans op brand is klein, maar de schade kan wel ernstig zijn. Wees je dus bewust van wat de gevolgen van een brand kunnen zijn voor je archief en collecties.

    Risico:

    • Verlies door brand
    • Schade door rook, roet en/of brand

    Wat kan brand veroorzaken?

    • Elektrische bronnen: overbelasting elektriciteit, elektrische panelen, elektrische uitrusting, kortsluiting, zelfontbranding, airconditioning, klimaatsystemen, oververhitting of defect aan toestellen, verouderde elektriciteitsleidingen, stof op elektriciteitsleidingen
    • Brandbaar materiaal in de buurt van een vlam
    • Constructie- en restauratiewerkzaamheden: bv. lassen, solderen, verwijderen van verf enz.
    • gaslekken

    Tip:

    • Vermijd bovenstaande risicofactoren in je bewaarruimte
    • Controleer regelmatig de elektriciteit- en gasinfrastructuur

    Water

    Rechtstreeks contact met water veroorzaakt veel vormen van schade, vaak ernstig en onherstelbaar. Houd rekening met elementen die waterschade kunnen veroorzaken bij de inrichting van je archiefruimte.

    Risico:

    • Uitlopen van inkt en kleuren
    • Blaasvorming van een verflaag
    • Zwamaantasting en schimmel
    • Corrosie van metalen onderdelen
    • Vervorming van papier, karton en hout

    Wat kan waterschade veroorzaken?

    • Breuk in de waterleiding
    • Binnensijpelend water door een lek in het dak
    • Opstijgend grondvocht
    • Overstroming

    Tip:

    • Kies voor een bewaarruimte waar het risico op waterschade zo gering mogelijk is. Vermijd dus kelders, plaatsen waar waterleidingen blootliggen enz.
    • Is dit niet mogelijk, controleer dan regelmatig op waterlekken

    Ongedierte en schimmel

    Insecten, ongedierte, knaagdieren en schimmels tasten je archief en je collectie onherstelbaar aan. Ze buiten houden is dus de boodschap.

    Tip:

    • Drink of eet niet in je bewaarruimte
    • Poets regelmatig de bewaarruimte
    • Controleer geregeld op sporen van ongedierte

    Stof en vuil

    Stof en vuil zijn onvermijdelijk in eender welke ruimte. Stof is eenvoudig waarneembaar en eenvoudig om te verwijderen en te vermijden.

    Met vuil bedoelen we etensresten, vlekken van allerhande vloeistoffen, vuil door het vastnemen van objecten en documenten, …

    Risico:

    • Stof en vuil veranderen het uitzicht en verstoren de waardering of het opzet van de kunstenaar of maker
    • Vuil kan vlekken met zich mee brengen die niet te verwijderen zijn

    Tip:

    • Maak documenten en objecten die niet in dozen zitten of op rekken staan voorzichtig stofvrij. Droog stof is gemakkelijk te verwijderen met een borstel of stofzuiger.
    • Maak waardevolle objecten en documenten stofvrij en berg ze op in dozen, aangepaste rekken, hoezen, …
    • Eet, drink en rook niet in de omgeving van of in het archief
    • Zorg voor propere handen wanneer je iets vastneemt
    • Vermijd het gebruik van (agressieve) schoonmaakmiddelen in de omgeving van of in het archief

    Licht en straling

    Zowel daglicht als kunstlicht kan schade aanrichten. Dit gebeurt langzaam maar zeker Zonder gepaste maatregelen zal lichtschade steeds groter worden. Bovendien is ze onherstelbaar. Daarom is het zo belangrijk lichtschade zo veel mogelijk te beperken.

    Risico:

    • Verkleuring en ontkleuring van pigmenten en kleurstoffen
    • Verlies van sterkte bij textielvezels en papier
    • Verlies in glans van een vernis

    Tip:  

    • Kies voor een plek waar het minste daglicht op het object valt
    • Gebruik dikke gordijnen, rolluiken, blinden of een zonnescherm als er daglicht binnenvalt
    • Laat kunstlicht niet nodeloos branden

    Temperatuur

    Een te hoge of een te lage temperatuur zorgt voor een snellere aftakeling van je archief en/of collectie. Vooral temperatuurschommelingen richten schade aan. Warmtebronnen, maar ook zonlicht, kunnen de temperatuur opdrijven in je archiefruimte.

    Tip:

    • Zorg voor een stabiele temperatuur met minimale schommelingen. Vermijd dus zolders waar het in de zomer warm wordt, en in de winter sterk afkoelt.
    • Zorg voor een maximum temperatuur van ca. 18 - 20°C.

    Vochtigheid

    Een te hoge of te lage luchtvochtigheid heeft tal van schadelijke gevolgen. Schommelingen in de relatieve vochtigheid veroorzaken krimpen, barsten, opzwellen, losse verbindingen, losse verflagen, …

    Risico:

    • Schimmelvorming
    • Corrosie van metalen
    • Krimpen van textiel
    • Schade en barsten aan organisch materiaal

    Tip:

    • Een stabiel klimaat is belangrijk om je erfgoed in stand te houden 

    Informatieverlies

    Wanneer je een boek verkeerd terugplaatst in een bibliotheek, zal het enkel per toeval worden teruggevonden. Slaag je er niet in je databank over te brengen naar nieuwe software, dan raken de gegevens verloren. Informatieverlies betekent ook vaak waardeverlies.

    Risico:

    • Verlies van labels of etiketten
    • Verlies van digitale gegevens
    • Verlies door verkeerde plaatsing

    Tip:

    • Informatieverlies kan grotendeels tegengegaan worden door het maken van goede afspraken met alle medewerkers (i.v.m. onder andere plaatsing, naamgeving)
    • Plaats alles terug op de plaats waar het oorspronkelijk stond of waar het thuishoort
    • Houd etiketten of labels bij het document of object
    • Zorg voor tijdige conversies en migraties van digitale bestanden    
    CC BY-SA