Bart Magnus (PACKED vzw)

Wat?

Het sjabloon dat deel uitmaakt van deze tool helpt je om een goed zicht te krijgen op het digitale materiaal binnen je organisatie. In een ideale wereld worden digitale bestanden die van belang zijn voor je archief zo veel mogelijk centraal en met goede afspraken over bestandsformaten, ordening, naamgeving,... opgeslagen. In de praktijk blijkt echter dat dat in het verleden niet steeds is gebeurd. Sommige onderdelen van een digitaal archief blijven daardoor onzichtbaar en kunnen zo verloren gaan. Om dat de verhinderen kun je op basis van dit sjabloon bij elke medewerker nagaan van welk materiaal hij/zij weet heeft en waar het zich bevindt. 

Waarom?

Door een goed overzicht van je digitaal materiaal te maken kom je mogelijk archief op het spoor waarvan je je niet bewust was dat het nog bestond. Het helpt je eveneens om weloverwogen te beslissen wat je wel en niet bewaart. Zo kun je waar nodig gepaste maatregelen nemen om de bewaring duurzaam aan te pakken. 

Wanneer?

Deze actie kun je retroactief ondernemen om beter zicht te krijgen op het materiaal uit het verleden. Idealiter is het een startpunt om binnen je organisatie de afspraken over opslag, beheer en duurzame bewaring van digitaal materiaal te evalueren en waar nodig bij te sturen. 

Wie?

De oefening gebeurt best door iedere medewerker die in aanraking komt met digitaal materiaal dat tot het archief en/of de collectie(s) van de organisatie kan behoren.

Hoe?

De medewerkers worden (al dan niet in combinatie met een gesprek) gevraagd om het sjabloon in te vullen. De resultaten worden verzameld en verwerkt door iemand die hiervoor binnen de organisatie verantwoordelijk is.

CC BY