Tool

Auteur: Het Firmament

    Inleiding

    De kans is zeer groot dat er in je huidige archief en collectie(s) al een bepaalde ordening zit.

    Is die ordening (voor jou en je collega’s) logisch en werkbaar? Laat dan gerust de ‘oude orde’ intact. We geven hieronder enkele praktische tips om de bestaande ordening verder op punt te stellen.

    Hoe je bestaande ordening optimaliseren?

    1. Pas je ordening consequent toe

    Bewaar je bijvoorbeeld de foto’s op een aparte plaats of bij de dossiers van de projecten zelf? Beide zijn mogelijk, maar zorg ervoor dat het consequent gebeurt. Spreek dus goed af welk principe voor jou en je werking het interessantst is en pas dit vervolgens systematisch toe.

    2. Stem digitaal en fysiek archief op elkaar af

    Tracht de ordening van het fysieke archief waar mogelijk af te stemmen op het digitale archief en omgekeerd.

    3. Documenteer de bestaande ordening.

    Op het moment dat je je archief en collectie in kaart brengt (Breng je archief en collectie(s) in kaart’) beschrijf je de ordeningsprincipes op een hoog niveau. In deze fase kun je de bestaande ordening zorgvuldig beschrijven en eventueel tot op een dieper niveau uitwerken. Bekijk het voorbeeld voor inspiratie.

    Titel archief of collectie

    1. Archief + naam persoon, groep personen of organisatie die het archief gevormd heeft

    2. Collectie + verzamelcriterium + Naam verzamelaar

    Ordeningsprincipe

    Hoe werden de aangetroffen stukken geordend? Per productie, chronologisch, alfabetisch, …

    4. Zorg voor eenheid in je ordening

    Bestaat er een ordening, maar werd ze niet altijd even systematisch toegepast? Probeer dan in deze fase alles retroactief op zijn plaats te zetten volgens de afgesproken ordeningsprincipes.

    5. Zorg ervoor dat iedereen op de hoogte is van de gebruikte ordening

    Communiceer met alle medewerkers over de ordeningsprincipes zodat iedereen ze kent en consequent kan toepassen.

    Eens de principes zijn gedocumenteerd (zie stap 3) kan het document gedeeld worden met collega’s en/of externen die in aanraking komen met het archief en de collectie(s). 

    CC BY-SA