Auteur: Sanne Van Bellingen (PACKED vzw)

    Wat zijn hybride archieven en collecties?

    De meeste kunstenorganisaties of kunstenaarswerkingen die al enige tijd bestaan bezitten een hybride archief en/of een hybride collectie.

    Een hybride archief of collectie wordt gevormd door een fysiek en een digitaal archief. Op zich vormt dit geen probleem. Maar wat doe je met documenten of bestanden die je niet alleen in fysieke vorm hebt maar ook digitaal? Zo heb je bijvoorbeeld een papieren afdruk van je jaarverslag, maar bewaar je ook nog een digitale versie. Hou je beiden of verwijder je één van beide?    

    Waarom?

    Documenten dubbel bijhouden kost je extra digitale en fysieke ruimte. Het is dus een goed idee om een keuze te maken welk exemplaar je bewaart. In deze tool helpen we je te beslissen welke versies je kan bewaren.

    Hoe?

    Sommige documenten zal je altijd aanmaken of ontvangen op papier, anderen bestaan uitsluitend in een digitale versie. 

    In regel kan je stellen dat wanneer 80% van archief digitaal is (en dus nog slechts 20% op papier aangemaakt wordt), je de fysieke documenten kan inscannen en verwijderen.

    Opgelet: sommige fysieke documenten dien  je omwille van wettelijke bewaartermijnen een bepaalde tijd op papier te bewaren. Zie hier voor een overzicht van de Wettelijke bewaartermijnen.

    Omgekeerd wil dit zeggen dat wanneer je archief momenteel voor 80 % uit papier bestaat (en slechts 20% digitaal) je de digitale documenten kan afdrukken.

    CC BY-SA