Tips en aandachtspunten

Auteur: Het Firmament

Heb je nog enkele praktische bedenkingen voor het archiveren van je werk? Bekijk dan deze tips en aandachtspunten en laat je inspireren om je meest prangende problemen op te lossen. 

Welke obstakels?

Je kan heel enthousiast zijn over archief- en collectiezorg, toch kan je op een aantal obstakels stoten om echt aan de slag te gaan. De voornaamste obstakels zijn:

  • geld
  • plaats
  • tijd
  • expertise rond archief- en collectiezorg

Vergis je niet: alle oplossingen die hier worden aangereikt, vragen inspanningen. Als je in een organisatie werkt, zorg je er dus best voor dat het hele team je steunt in deze onderneming. 

Geld 

Als kunstenaar liggen je prioriteiten bij het maken van nieuwe creaties. Dat er niet veel geld overblijft om zorg te dragen voor je archief en collectie is dus logisch. Hier lees je hoe je geld kan vrijmaken om een archiefproject te financieren.   

  • Wanneer je als kunstenorganisatie subsidies krijgt voor je werking, moet je je houden aan de subsidievoorwaarde ‘zorg dragen voor eigen archief’ uit het Kunstendecreet.1 In dat geval maak je dus een klein budget in je begroting vrij zodat je aan deze basiszorg kan voldoen. Ook zij die niet onder het kunstendecreet vallen, houden best bij het opmaken van de jaarlijkse begroting rekening met de kosten voor het archief en de collectie(s).
  • Extra subsidiegeld kan je aanvragen voor grotere archief- en erfgoedprojecten en acties die buiten de basisarchief- en collectiezorg vallen. Wanneer je bijvoorbeeld op basis van je archief en/of je collectie een publicatie of tentoonstelling wil opzetten kan je hier extra middelen voor aanvragen. Extra subsidies vinden is echter niet evident. Probeer daarom de kosten voor de basiszorg voor je archief en collectie(s) in eerste instantie in te werken in je jaarlijkse begroting.
  • Op de website van het agentschap Kunsten en Erfgoed vind je alle informatie in verband met subsidies voor individuele kunstenaars, organisaties, overheden en internationale initiatieven, de indiendata en de documenten: http://www.kunstenenerfgoed.be/nl/alles-over-subsidies/subsidiewijzer.
  • Specifiek voor de provincie Antwerpen werd een website ontwikkeld waarop je kan nagaan of er voor jouw erfgoedproject financiële ondersteuning op lokaal, provinciaal, Vlaams, nationaal of, internationaal niveau mogelijk is: www.erfgoedsteun.be. Als je als gezelschap, festival, instelling of individuele artiest sterk verbonden bent aan een bepaalde stad of gemeente, maak je wellicht op lokaal niveau een goede kans. 
  • Op de website van FARO vind je een pagina waarop je oproepen voor subsidieprogramma’s, projectoproepen en andere actuele informatie over aanvullende financieringsbronnen en -instrumenten vindt, die relevant zijn voor cultureel-erfgoedorganisaties. Je vindt er ook linken naar fondsen en andere financieringsbronnen. 
  • Een organisatie uit de cultureel erfgoedsector kan je begeleiden bij het voorbereiden van een aanvraag voor erfgoedsubsidies. Deze organisaties vindt je hier
  • Naast het zoeken van extra middelen kan het ook de moeite lonen samen te werken met andere kunstorganisaties in de aankoop van een server, een backupsysteem of de huur van een opslagruimte.

Inkomsten genereren met en voor het archief:

  • Crowdfunding, vrij vertaald “financiering door de menigte (the crowd)” is een alternatieve vorm van financiering waarbij er rechtstreeks beroep wordt gedaan op de bevolking (zonder een intermediair als de overheid) voor het inzamelen van geld. Informatie en bestaande crowdfunding-initiatieven vind je op de website van Faro.
  • Misschien heb je in je stock nog verschillende exemplaren van programmaboekjes, posters of ander promotiemateriaal liggen? Heb je al eens overwogen deze te verkopen? Dan is dit wellicht de ideale aangelegenheid. Maak een brochure waarin je wat meer uitleg geeft over jullie toekomstplannen voor het archief en verkoop de dubbele exemplaren via sociale media, website of voor en na een voorstelling. Zorg ervoor dat er van elk stuk steeds 2 exemplaren in het archief blijven. Verkoop nooit unieke stukken die deel zijn van het archief!
  • Maak een brochure waarin je wat meer uitleg geeft over jullie toekomstplannen met het archief en verspreid deze via verschillende kanalen. Koppel deze brochure aan een oproep om giften over te maken die gebruikt zullen worden voor het archief. Vraag toeschouwers bij de ticketverkoop om een extra gift. Links toevoegen naar boekensteun.be of andere crowdfunding-platformen. 
  • De Koning Boudewijnstichting biedt de mogelijkheid om bij hen een projectrekening te openen. De projectrekening wordt beheerd door de stichting, waardoor jouw project meer erkenning en zichtbaarheid krijgt. Bovendien krijgen schenkers een fiscaal attest voor giften vanaf €40. Voor meer info zie de website van de Koning Boudewijnstichting.

Plaats

Waardevolle delen van het archief en/of de collectie worden vaak weggegooid omwille van plaatsgebrek. Het zijn wellicht voornamelijk de grote objecten (zoals kostuums, decorstukken, maquettes, …) die veel plaats in beslag nemen en dus in het containerpark belanden. 

  • Een oplossing is het huren van een loods of garage voor deze collectie. Een klein deel van de kostprijs hiervan kan misschien gerecupereerd worden door de objecten te hergebruiken/recycleren/uitlenen. Zorg er dan wel voor dat je een goed overzicht hebt van deze stukken. Kijk daarvoor naar de richtlijn Maak een beschrijving
  • Je kan al heel wat plaats besparen met het schonen van je archief en je collectie. Hierbij verwijder je onder andere dubbele exemplaren, kladversies, schadelijke materialen zoals plastieken mapjes e.d.
  • Een volgende aspect van een goede archief- en collectiezorg is een waardebepaling. Hierbij ga je kijken welke documenten en objecten je zal bijhouden, en voor hoelang. 
  • De documenten en objecten die slechts sporadisch worden geraadpleegd binnen jouw werking (het zogenaamde statisch archief) en eventueel ook de archieven en collecties van andere organisaties en privépersonen die jij in je bezit hebt, komen in aanmerking om over te dragen aan een professionele bewaarinstelling. 

Tijd

Denk je niet genoeg tijd te hebben om te starten met een archiefproject? Ontdek dan hier hoe je tijd kan besparen. 

  • Vul je tijd zo efficiënt mogelijk in. Maak gebruik van deze toolbox en vermijd opzoekwerk. Wij hebben voor jou heel wat informatie met betrekking tot archief- en collectiezorg in de kunsten verzameld en op deze website geplaatst. 
  • Stel in overleg met de directie of het bestuur een prioriteitenlijst op en raadpleeg TRACKS voor het uitwerken van deze aspecten. De toolbox is zo ontwikkeld dat je de verschillende stappen onafhankelijk van elkaar kan toepassen. Op deze manier kan je de zorg voor je archief spreiden over verschillende jaren. 
  • Vergeet anderzijds niet dat een goede archiefwerking slechts een éénmalige grote tijdsinspanning vergt. Eens het bestaande archief goed aangepakt is, zal het nadien niet veel werk zijn om het systematisch aan te vullen en win je er gegarandeerd tijd mee. 
  • Plan je acties in in je dagelijkse werking. Wanneer je een duidelijke visie hebt en je doelstelling hebt vastgelegd, is het makkelijker om deze te volgen.
  • Schakel hulp in : 
    • Jouw sympathisanten en achterban hebben misschien tijd en zin om je als vrijwilliger te helpen bij het verwerken van je archief en je collectie. Het voordeel van deze mensen is dat zij de werking van jouw gezelschap goed kennen. Bekijk dit praktijkvoorbeeld voor meer info Het erfgoed van Circus Ronaldo geïnventariseerd door vrijwilligers.
    • Een student van de opleiding Archivistiek (voordeel: kennis archiefzorg) of Kunstwetenschappen, (voordeel: interesse voor kunst) heeft misschien in de zomer wel tijd om een handje te helpen of doorheen het schooljaar een stage te lopen (http://www.vub.ac.be/archivistiek/infostage.htm, http://www.theaterwetenschappen.ugent.be/stage). Let wel: een stagiair moet begeleid worden, hier kruipt soms meer tijd in dan je zou denken. 
    • Een oud medewer kent de werking en producties van jouw organisatie goed en kan deze kennis gebruiken bij het verwerken van archief en de collectie. 

Expertise

Je kerntaak ligt niet bij het archiveren van jouw werking en creaties. Het is dus logisch dat je niet over alle nodige kennis beschikt. Ontdek hier waar je deze terug kan vinden.

  • Op TRACKS vind je alle informatie om direct zelf aan de slag te gaan met je archief en collectie(s).
  • Bij verschillende organisaties en instellingen in Vlaanderen kan je terecht met al je vragen. Neem een kijkje bij Organisaties.
  • Ken je iemand of een bevriende organisatie die zelf zijn archief al onder handen nam? Aarzel niet hen te contacteren. Zij hebben wellicht tips en kunnen je waarschuwen voor valkuilen. Misschien zijn er wel enkele praktijkvoorbeelden op deze website die aansluiten bij jouw project? 
  • Heb je moeilijkheden met het identificeren van sommige mensen op foto’s of video’s uit het archief? Plaats kopieën van dit beeldmateriaal in programmaboekjes, nieuwsbrieven en/of op sociale media en vraag het publiek te helpen namen op de gezichten te plakken (crowdsourcing).2 
CC BY-SA