Bron: AMVB, Digigids@Work

Auteur: Sanne Van Bellingen (PACKED vzw)

    Mappen benoemen

    Door mappen een duidelijke, unieke naam toe te kennen (waar alle medewerkers hetzelfde onder verstaan), creëer je orde en overzicht. Hierdoor vind je de bestanden die je zoekt sneller terug. Je wint dus tijd en vermijdt frustratie. Bovendien maakt een duidelijke mapnaam het eenvoudiger om volledige dossiers aan te leggen rond een specifiek onderwerp, wat ook de samenwerking met collega’s ten goede komt.

    Tekens

    • Letters a tot z en A tot Z
    • Cijfers 0 tot 9
    • Underscore _ en liggend streepje -

    NOOIT:

    • Spatie
    • Leestekens !:.(?,)’;…
    • Diakritische tekens éàùçè
    • Speciale tekens /*%@|#§$

    Structuur

    • Kies voor een betekenisvolle en unieke benaming, kort maar krachtig. Zorg ervoor dat iedereen hetzelfde begrijpt onder dat kernwoord, zodat er geen verwarring mogelijk is.
    • Beperk het aantal niveaus (mappen in mappen) bij voorkeur tot 5 en tot maximaal 8. Wanneer je dieper gaat, loop je de kans dat de computer de mappen niet terugvindt of de bestanden niet meer kan lezen.
    • Gebruik voor elke mapnaam dezelfde structuur. Vermijd mappen als "Varia" of mappen op naam van een persoon.

    Tip: Begin elke mapnaam met een nummer en/of cijfer. Door de visuele ordening van je mappen wordt het een stuk eenvoudiger om de juiste map terug te vinden. Experimenteer met je nummering. Door nummers aan te brengen, kan je niet enkel de volgorde van je mappen kiezen, maar ook een hiërarchie aanbrengen om het aantal niveaus te beperken.

    Bvb:

    • Niet: Foto's van 2014
    • Wel: 2014_Fotos

    Bestanden benoemen

    Door bestanden een duidelijke, herkenbare naam te geven vind je sneller het bestand dat je zoekt - zonder alle documenten een voor een te moeten openen. Een vaste structuur binnen je bestandsnamen zorgt er bovendien voor dat je computer de bestanden alfabetisch of chronologisch kan ordenen.

    Structuur

    • Hier gelden dezelfde basisprincipes als bij de naamgeving van je mappen (gebruik enkel letters, cijfers - en _ ).
    • Leg een vaste structuur vast voor de bestandsnamen van documenten.
    • De essentie: onderwerp.extensie

    Bvb: WorkshopDigitaleWeek.docx

    Opgelet: De punt en de extensie worden automatisch door je computer ingevuld. Verander dus nooit de extensie, want het bestand kan dan niet meer geopend worden. In sommige besturingssystemen wordt de extensie niet zichtbaar weergegeven (bvb. bij Mac). Je hoeft dit dus niet zelf toe te voegen.

    Je kan dit aanvullen met:

    • Type document: een aanduiding van het soort document, zoals verslag, agenda, onkostennota, subsidiedossier e.d. Eventueel kan je hiervoor afgesproken afkortingen gebruiken binnen je organisatie.
    • Auteur: wanneer verschillende auteurs aan dezelfde versie van een document werken of wanneer er auteursrechten op het document berusten zoals bij foto’s. Je kan intern afspreken om initialen te gebruiken.
    • Afzender of geadresseerde: bij het benoemen van e-mailberichten.
    • Projectnummer of klassementnummer: dit kan handig zijn bij reeksen die sowieso genummerd worden, zoals bestelbonnen, omzendbrieven ed. Door het nummer uit de tekst over te nemen, plaatst de computer de bestanden automatisch in de juiste volgorde.
    • Versiebepaling: maak een onderscheid tussen verschillende versies van dezelfde tekst, zodat je steeds op de meest recente versie verder werkt (tool: versiebeheer)
    • Datering: gebruik steeds de structuur JJJJMMDD.

     

    Bestanden herbenoemen

    Ben je na het lezen van bovenstaande aanbevelingen klaar om de namen van je mappen en bestanden aan te passen, ga dan bedachtzaam te werk. Volgende aandachtspunten zijn cruciaal voor een goed verloop van de herbenoemingen: 

    • Kopieer een map met verschillende soorten bestanden zodat je veilig kan experimenteren. Werk nooit in de originele mappenstructuur.
    • Ga op zoek naar een geschikte structuur om bestanden binnen jouw organisatie te benoemen. Houd hierbij rekening met bovenvermelde principes.
    • Test de richtlijnen uit op verschillende soorten documenten en binnen verschillende mappen; pas indien nodig je werkwijze aan.
    • Stel een intern document op waarin je de werkwijze duidelijk uitlegt.
    • Organiseer een informatiesessie voor je collega’s waarin je de principes eenvoudig en duidelijk uitlegt. Breng ook nieuwe medewerkers, stagiairs en vrijwilligers op de hoogte.
    • Pas de interne afspraken aan indien er problemen naar boven komen.

    Wil je een reeks (bv. afbeeldingen) in één keer herbenoemen? Hieronder vind je twee programma's waarmee je al je bv. al je foto's kan voorzien van een goede bestandsnaam:

     

    CC BY-NC-SA