Auteur: Het Firmament

    Wat is een ordeningsplan?

    Het opmaken van een ordeningsplan klinkt misschien als een ‘ver-van-mijn-bed-show’, maar het is niet meer of minder dan het uitwerken van een heldere en bruikbare mappenstructuur die je in je dagelijkse werking implementeert en die door iedereen wordt toegepast. 

    Je kunt een ordeningsplan/mappenstructuur eerst uitwerken voor het fysieke archief en collectie(s) en deze ordening vervolgens gebruiken voor je digitale documenten. Maar omgekeerd kan evengoed: vertrek van een mappenstructuur voor je digitale documenten en pas dit vervolgens retroactief toe op je fysieke archief en collectie(s). Je kunt dit ordeningsplan dus gebruiken voor zowel digitale als fysieke archieven en collecties.  

    Hoe maak ik een nieuwe ordening?1

    Dit stappenplan vertrekt van een modelordeningsplan dat je als basis kunt gebruiken om zelf een goede ordening uit te werken.

    Let op: geen twee organisaties, en dus archieven en collecties, zijn gelijk. Het is niet de bedoeling dat je de ordeningsplannen exact overneemt. Je kunt ze wel gebruiken als basis om je eigen logische structuur uit te tekenen.

    Er werden drie modelordeningsplannen uitgewerkt. Eén voor een kunstenorganisatie met vzw-structuur en twee voor individuele kunstenaars.

    • Ordeningsplan organisaties met vzw-structuur gebaseerd op functies & activiteiten (Stephanie Aertsen, AMVB)
    • Ordeningsplan persoon gebaseerd op functies & activiteiten (ontwikkeld door Het Firmament, gebaseerd op archiefschema CVAA)
    • Ordeningsplan theaterarchief persoon (documentatie) (ontwikkeld door Het Firmament, gebaseerd op S. Baudaert) (voorbeeld)

    Het maken van een nieuwe mappenstructuur/ordeningsplan is zeer ingrijpend en vergt een groot engagement. Contacteer eventueel een expertisecentrum of archiefinstelling in je buurt voor begeleiding en ondersteuning.

    Let bij het aanpassen van het ordeningsplan op volgende elementen:

    • Je kunt zelf onderdelen toevoegen of schrappen. Gebruik daarbij niet te veel indelingsniveaus, want dan wordt het schema snel onoverzichtelijk.
    • Werk steeds van algemeen naar bijzonder.
    • De hogere indelingsniveaus moeten het organogram of de taken/activiteiten van je organisatie weerspiegelen:
      • Stel jezelf de vraag : ‘Waar houdt mijn organisatie zich mee bezig?

    Naast de algemene en administratieve taken (algemeen bestuur, financieel beheer, ledenadministratie, gebouwenbeheer, … ), zal jouw organisatie specifieke, artistieke activiteiten ontplooien.

    Bvb. een theatergezelschap creëert, repeteert, treedt op, organiseert educatieve activiteiten, maakt promotie voor zijn werk, …

      • Breng die functies/taken/activiteiten onder in een structuur. Zorg voor een stabiele indeling die je nadien niet moet wijzigen.
      • Werk op de hogere niveaus nooit met een chronologische structuur waarbij je bijvoorbeeld alle stukken uit de jaren 1950 onder één titel plaatst, alle stukken uit de jaren 1960 onder één titel…
      • Baseer de indeling op dat niveau ook nooit op thema's waarbij alle documenten die over een bepaald onderwerp handelen (bvb. gebeurtenis, persoon of externe organisatie) onder één titel komen. Een thematische indeling is immers subjectief en niet gebruiksvriendelijk.
    • De lagere niveaus kunnen gebaseerd worden op:
      • De redactionele vorm van de documenten en objecten: indeling in series (Foto’s/Affiches/Facturen/…)
      • De verwante inhoud van de documenten en objecten: indeling in rubrieken (verzameling van informatie over gerelateerde organisaties, prijzen, festivals…)
      • De relatie van de documenten en objecten tot één bepaald project: een dossiermatige indeling (per productie/ontwerp/concert/…)
    • Zorg er steeds voor dat de indelingen (mappen) duidelijke namen hebben en dat ze elkaar niet overlappen.
    • Vertrek altijd vanuit het standpunt van iemand die op zoek is naar informatie. Het basisidee moet zijn dat bij de afwezigheid van een collega iedereen toch alle informatie kan terugvinden.

    Aandachtspunten voor het invoeren van een ordeningsplan/mappenstructuur in je huidige werking:

    • Denk goed na vooraleer je een ordeningssysteem invoert. Test het ordeningssysteem uit vóór je de hele organisatie brieft.
    • Volg het uitgewerkte ordeningssysteem consequent.
    • Duid een eindverantwoordelijke aan, maar benadruk de gedeelde verantwoordelijkheid.
    • Hoe vroeger je eraan begint, hoe beter. Als je wacht tot de dossiers zich opstapelen in de kantoren, dan wordt het karwei alleen maar groter.
    • Digitale documenten of papieren mogen gerust op je bureau(blad) liggen/staan zolang je er actief mee aan de slag bent. Zodra je deze documenten niet meer nodig hebt, kun je ze best meteen correct bewaren of opbergen.
    • Las een opruimmoment in (vb. vrijdag 15u) om alle papieren en documenten op te ruimen die doorheen de week op je bureau(blad) zijn blijven slingeren. Zo blijft alles overzichtelijk en kun je nog terugvallen op je geheugen. Plaats de documenten op een logische manier in de uitgewerkte structuur.    
    CC BY-SA