Scenario's

Auteur: Het Firmament

    Scenario 1: Maak een plaatsingslijst

    Je kunt een overzicht maken met beknopte beschrijvingen van verpakkingseenheden (vb. per doos/kaft of map) in de volgorde waarin ze materieel zijn gerangschikt. Vermeld daarbij ook steeds hun vindplaats (vb. per rek of per legplank vermelden wat er bewaard wordt). In archieftermen heet dit een plaatsingslijst.

    Concreet betekent dit dat je per doos, in de fysieke volgorde waarin je ze tegenkomt, beschrijft wat er zich in die doos bevindt, de doos nummert en labelt en er tot slot de locatie bij noteert.

    Een plaatsingslijst is niet gebaseerd op een bepaalde ordening, maar geeft enkel een summiere beschrijving op basis van wat je tegen komt.

    STAP 1

    Geef alle dozen een opeenvolgend nummer en noteer dat nummer op de dozen.

    STAP 2

    Maak een plan van je bewaarruimte en geef ook de rekken/kasten en eventueel schabben een uniek nummer.

    STAP 3

    Noteer vervolgens per doos volgende basiselementen:

    • Inventarisnummer (doosnummer)
    • Redactionele vorm
    • Inhoud
    • Datering
    • Vindplaats

    In deze tabel wordt toegelicht wat bovenstaande basiselementen precies inhouden. 

    Tip: Je kunt bijvoorbeeld Excel gebruiken om de beschrijvingen te noteren. Investeren in een duur archiefbeschrijvingsprogramma is helemaal niet nodig. Dit sjabloon voor een plaatsingslijst, opgemaakt in Excel, kan dus in zijn eenvoud perfect dienen. 

    Scenario 2: Maak een inventaris

    Een inventaris is een overzicht van het archief waarbij al een bepaalde ordening werd gehanteerd. Dit in tegenstelling dus tot een plaatsingslijst, waarbij je het archief louter beschrijft in de volgorde waarin je het tegenkomt.

    Optie 1: Je archief is geordend, maar nog niet beschreven

    Als je archief al goed geordend is, is een eerste stap voor het beschrijven het maken van een inhoudsopgave. Dit is het overzicht van de structuur van je bestaande archief. Zo is meteen zichtbaar welke stukken in jouw archief te vinden zijn. Voor het digitale archief kan je een afdruk maken van de mappenstructuur.

    Optie 2: Je archief is beschreven, maar nog niet geordend

    In dat geval kan je voor de ordening van je archief vertrekken vanuit je plaatsbeschrijving. Bekijk onze tool Maak een ordeningsplan/mappenstructuur voor het uitwerken van een goede structuur.

    Ook al heb je het archief beschreven zonder het vooraf te ordenen, toch heb je de beschrijvingen op papier wel gerangschikt volgens een bepaald principe. Als je dit van naderbij bekijkt, zul je vaststellen dat de ‘materiële ordening’ in de dozen afwijkt van de ‘intellectuele ordening’ die je in de inventaris zult hanteren. De dozen hebben namelijk een doorlopende nummering (1,2,3,…), terwijl in de inventaris de nummers elkaar niet meer opvolgen.

    Je zou daarom kunnen beslissen om het archief te ‘hernummeren’. Om diverse redenen raden we dat echter af:

    • Via de inventaris kun je alle archiefdozen toch vlot terugvinden. Een hernummering is dus weinig zinvol.
    • Hernummeren is tijdrovend.
    • De kans dat je fouten maakt, is groot.
    • Bij elke aanvulling zal je telkens opnieuw moeten hernummeren. Het is dus onbegonnen werk!1

    Het opstellen van een inventaris zoals hierboven beschreven gaat al zeer ver en is eigenlijk gespecialiseerd werk voor de erfgoedsector. Als je van plan bent een inventaris te maken, contacteer dan een expertisecentrum voor begeleiding.

    Scenario 3: Beschrijf delen van je archief of collectie(s) op stukniveau

    Beschrijving tot op stukniveau is tijdrovend werk en niet voor alle delen van je archief en collectie zinvol. Toch zijn er goede argumenten om bepaalde types documenten of objecten uit je archief toch op stukniveau te beschrijven.

    • Wanneer je gaat digitaliseren zal je in elk geval een beschrijving tot op stukniveau moeten maken.
    • Een beschrijving op stukniveau verhoogt de vindbaarheid van individuele stukken (bvb. boeken uit de bibliotheek, bladmuziek, kostuums, …).
    • Wil je je archief naar een groot publiek ontsluiten met een tentoonstelling, publicatie of een online databank is een eerste belangrijke stap een gedetailleerde inventaris.

    Afhankelijk van het materiaaltype zijn er specifieke argumenten en methoden om over te gaan tot beschrijving op stukniveau.

    Papieren archief

    Wil je je papieren archief op stukniveau beschrijven, vermeld je per stuk volgende basiselementen: 

    • Code
    • Redactionele Vorm
    • Inhoudsbeschrijving
    • Datum
    • Omvang
    • Vindplaats

    Beschrijf je de papieren stukken in functie van een digitaliseringsproject, noteer dan ook volgende elementen:

    • Afmeting
    • Digitalisering
    • Controle digitalisering

    In deze tabel wordt toegelicht wat bovenstaande elementen precies inhouden.  Een handig sjabloon voor het beschrijven van je papieren archief op stukniveau vind je hier.

    Foto's en audiovisueel archief

    In tegenstelling tot het gezegde, spreken beelden haast nooit voor zich. Een beschrijving waarmee dit audiovisuele materiaal achteraf opnieuw in zijn context kan worden geplaatst, zorgt dat de betekenis en boodschap van een (bewegend) beeld bewaard blijft.2

    Bij bewegend beeld stelt zich namelijk een bijkomend probleem: dat materiaal is in archieftermen 'blind'. We bedoelen daarmee dat de inhoud niet meteen waarneembaar is, en dat je een bepaald toestel nodig hebt om de inhoud te ontdekken. Denk bijvoorbeeld aan een film op een dvd-schijfje. Het is dus niet alleen een tijdrovende klus om te weten wat je precies in handen hebt, maar door het vaak kwetsbare karakter van de fysieke dragers kan het ook de bewaring negatief beïnvloeden. Met een beschrijving op stukniveau kan je dit verhelpen.3

    Bekijk deze metadataschema's van het VIAA voor het audiovisuele archief en van SEPIADES voor foto-archief.

    Pers- en promotiearchief

    Ook de verantwoordelijke voor pers en communicatie heeft baat bij een beschrijving op stukniveau van het pers- en promotiearchief. Dat kan handig zijn bij bijvoorbeeld het opstellen van programmabrochures van hernemingen of om een overzicht te hebben van media-aandacht. Deze metadataschema's geven aan welke elementen je best invult bij het registreren van je pers- en promotiearchief op stukniveau. 

    Grote objecten/artefacten

    Wat doe je met grote objecten zoals kostuums, decorstukken, rekwisieten, instrumenten, maquettes en poppen? Ook daar zijn er tal van argumenten om ook op stukniveau te inventariseren.

    • Het bewaren van dergelijke objecten vraagt om een grote depotruimte. Wanneer je die niet ter beschikking hebt, kun je overwegen de gebruikte objecten niet te bewaren, maar ze te herbestemmen of te vernietigen. In dat geval kun je de objecten eventueel wel documenteren zodat duidelijk is dat ze deel hebben uitgemaakt van je archief of collectie(s).
    • Je krijgt een overzicht op basis van beschrijving (en ev. foto’s) van alle objecten die je momenteel beheert. Dat betekent ook dat de objecten niet meer fysiek geraadpleegd moeten worden en er dus minder kans is op beschadiging.
    • Op basis van de inventaris kan eventueel een selectie gemaakt worden van meest waardevolle en minder waardevolle decordoeken
    • Je kan je op deze beschrijving baseren om te bepalen welke decordoeken op korte termijn welke restauratiewerken vereisen.
    • De inventaris zal ongetwijfeld ook goed van pas komen wanneer je op zoek bent naar een geschikte bewaarplaats.
    • En wie weet kan de inventaris wel een inspiratie zijn voor nieuwe producties of evenementen? 

    Bekijk dus ook dit Dataprofielvoor artefacten voor hulp bij de registratie van deze objecten.

    Digitale reproductie objecten

    Je kan er ook voor kiezen  foto's toe te voegen aan de beschrijving van je objecten. Hier alvast wat informatie over het fotograferen van én het nummeren en labelen van objecten.

    Scenario 4: Een beschrijving van je archief op collectieniveau

    Je kunt je archief en collectie als geheel beschrijven.

    ISAD(G) is een standaard die in de archiefsector gebruikt wordt om archieven en collecties op dit niveau te beschrijven. Binnen ISAD(G) zijn er slechts 6 verplichte velden nodig om aan de standaard te voldoen: referentie, titel, archiefvormer, datering, omvang en beschrijvingsniveau.

    • Referentie
    • Titel
    • Archiefvormer
    • Datering
    • Omvang
    • Beschrijvingsniveau

    Naast deze 6 verplichte velden zijn er nog 20 optionele beschrijvingselementen. Voor een overzicht van deze velden zie dit sjabloon voor een volledige ISAD(G)-fiche.

    Bekijk deze voorbeelden van ingevulde ISAD(G)-fiches om een beter beeld te krijgen van wat er precies verwacht wordt:

    Tip: Indien je hulp nodig hebt bij het invullen van een fiche, kun je altijd contact opnemen met Het Firmament, Resonant, PACKED vzw, Letterenhuis, CVAa, …

    CC BY-SA