Stappen en aandachtspunten

Auteur: Joris Janssens en Henk Vanstappen (PACKED vzw)

    Wat?

    Door het maken van een back-up of een veiligheidskopie vermijd je dat je digitale bestanden verloren gaat.

    Veelgehoorde argumenten als het gaat over het maken van een back-up zijn: te duur, geen tijd voor, gebrek aan technische kennis. Toch is het mogelijk om met een beperkt budget en minimale inspanningen betrouwbare back-ups te maken. Er is echter geen oplossing die voor elke situatie perfect werkt, maar de algemene principes gelden voor iedereen.

    Waardoor kunnen bestanden beschadigd worden of verloren gaan?

    1. Een hardware storing zoals een defecte harde schijf of falende elektronica (eventueel tijdelijk door oververhitting)
    2. Menselijke fouten zoals per ongeluk een bestand verwijderen of een foute bewerking van een bestand
    3. Programmeerfouten of bugs in het oorspronkelijke programma of in een update
    4. Mutaties door malware zoals virussen of verwijderingen door een Trojan horse

    Hier willen we wijzen op enkele basisregels en de valkuilen bij het opstellen van een back-upstrategie.    

    Waarom een back-up maken?

    Een gestolen laptop, een defecte harde schijf of een virus dat bestanden onleesbaar maakt: een back-up van je digitale bestanden is geen overbodige luxe. Iedereen weet dat het moet, maar lang niet elke organisatie beschikt over goede veiligheidskopieën. Toch geraak je met beperkt budget, kennis en middelen al een heel eind. 

    Hoe?

    1. Breng je bestanden in kaart

    Voor je met een back-up begint, breng je best al je bestanden bijeen. Bepaal daarbij meteen wat het belang ervan is en of het moeilijk te vervangen is. Belangrijke, onvervangbare gegevens verdienen de grootste zorg, terwijl gemakkelijk vervangbare bestanden misschien helemaal geen back-up nodig hebben.

    2. Bewaar meerdere versies

    Als blijkt dat een bestand al een week eerder werd verwijderd, heb je niets aan een back-up van gisteren. Neem daarom bijvoorbeeld dagelijks een back-up, maar bewaar ook die van het begin van elke week en van elke maand.

    Met een incrementele back-up is dat zelfs niet nodig. Hierbij wordt eenmalig een volledige kopie van al je data genomen. Nadien worden uitsluitend nieuwe of gewijzigde bestanden aan de back-up toegevoegd. Dit heeft als voordeel dat je zo de geschiedenis van een bestand kunt achterhalen. Je kunt bekijken hoe een bestand er de vorige dag of een maand eerder uitzag. In recente besturingssystemen is dit soort back-upsoftware standaard voorzien. Met Windows Backup of Time Machine voor Mac OSX kan je zo een incrementele back-up eenvoudig op een netwerkschijf of een externe harde schijf configureren.

    3. Bewaar een kopie op een externe locatie

    Eén kopie van je gegevens als back-up bijhouden volstaat echter niet. Bij brand of inbraak ben je in dat geval alles evengoed kwijt. Bewaar daarom een extra back-up op een externe locatie.

    3 scenario’s:

    1)     Lokaal + automatische centrale back-up + harde schijf mee naar huis nemen

    Je kunt een automatische back-up maken op een netwerkschijf op je bureau of kantoor. Hiernaast maak je een back-up op een externe harde schijf, maar dat is niet altijd erg praktisch. 

    • Inspanningen:
      • Eenmalig bestanden overzetten
      • Maandelijks back-up nemen
    • Eisen:
      • Stabiel netwerk
    • Prijs:
      • Netwerkschijf (200 euro)
      • Extra harde schijf (150 euro )
    • Nadelen:
      • Kans bestaat dat je je harde schijf vergeet naar de andere locatie te brengen
      • Geen toegang tot bestanden collega’s

    2)     Lokaal + centrale back-up + externe back-up

    Een klassieke oplossing is een centrale server die de data op een externe locatie opslaat. Na een initiële tussenkomst van een informaticus, vraagt dit minder onderhoud dan vaak gedacht. Ook de prijs ligt niet heel hoog.

    • Inspanningen:
      • Eenmalig veel configuratie
    • Eisen:
      • Netwerk
    • Prijs:
      • Prijs server 500 euro / jaar
      • Prijs lokale server: 1000 euro
    • Nadelen:
      • Als er iets mis gaat heb je iemand met verstand van zaken nodig

    3)     Clouddiensten

    Als alternatief op een externe harde schijf kun je gebruik maken van clouddiensten zoals Dropbox of Google Drive. Die zijn vaak gratis en ideaal als je niet veel digitaal materiaal hebt. Beheer je een groot audiovisueel archief of heb je een audiovisuele collectie, dan wordt dit snel erg duur. Een oplossing kan dan een dienst zoals Amazon Glacier zijn.

    • Inspanningen:
      • Laag
    • Eisen:
      • Goede internetverbinding (gaat bijvoorbeeld niet op trein)
    • Prijs:
      • Per GB heel duur
    • Nadelen:
      • Je moet zelf nog back-ups nemen.
      • Controle uit handen

    Let dus op: Clouddiensten vormen geen volwaardige back-up. Een verstrooide collega kan nog steeds een bestand verwijderen van de cloudopslag waardoor dit in sommige gevallen onherroepelijk verloren is. Combineer clouddiensten daarom met andere opslag zoals een centrale server, een NAS (Network Attached Storage) of een externe harde schijf.

    4. Test en documenteer

    Het is van belang de herstelprocedure te documenteren. Zo verlies je niet veel tijd wanneer het noodlot toeslaat. Zorg dat je steeds een document ter beschikking hebt dat uitlegt waar je bestanden staan en hoe je ze terug kan plaatsen. Documenteer zo nodig ook hoe je alle software opnieuw kan installeren en hoe je e-mails weer in je mailprogramma kan inladen.

    Let op: controleer regelmatig of de back-ups volledig zijn en test of de data inderdaad kunnen gerecupereerd worden. Doe op zijn minst af en toe een steekproef met enkele bestanden. Als dat lukt, kan je op beide oren slapen.    

    CC BY-SA