Auteurs: Nastasia Vanderperren (PACKED vzw) m.m.v. Rony Vissers (PACKED vzw) en Pieter De Praetere (PACKED vzw)

    Wat?

    Het archiveren van e-mails is voor veel organisaties een uitdaging. Mailboxen puilen uit van inkomende en uitgaande berichten en worden steeds meer als een vergaarbak van informatie en kennis gebruikt, mede omdat ze allerlei bestanden in bijlagen kunnen bevatten. Bij de bewaring van e-mails vormt het behoud van de band tussen bijlagen en e-mail een extra uitdaging.

    In deze tool wordt uitgegaan van het digitaal archiveren van e-mails. E-mails zijn documenten die digitaal geboren zijn. Het digitaal zijn is dan ook een essentieel kenmerk dat bewaard moet worden.1

    Waarom?

    Voor de bewaring van e-mails op mailservers en in e-mailclients bestaat er geen standaardformaat. E-mailclients, zoals Microsoft Outlook of Apple Mail, gebruiken een eigen propriëtair bestandsformaat. Dit kan betekenen dat niet alle metadata bewaard worden en dat e-mails onleesbaar worden wanneer de e-mailclient niet meer beschikbaar is. Bovendien gebruiken steeds meer mensen webmaildiensten zoals Gmail of Outlook.com (het vroegere Hotmail). Wanneer deze diensten stoppen of (hoge) kosten beginnen vragen, dreig je al je e-mails te verliezen.

    Hoe?

    1. Orden je e-mails

    E-mails kan je ordenen door je mailbox2 te structureren volgens de mappenstructuur van je organisatie (Zie Maak een ordeningsplan/mappenstructuur). Wanneer je je persoonlijk e-mailadres gebruikt, kan je aparte mappen maken voor je persoonlijke e-mails en voor de e-mails die je hebt verstuurd en ontvangen bij het uitoefenen van taken of activiteiten voor je organisatie. Dit maakt het eenvoudiger om e-mails terug te vinden, en om e-mails en bijlagen achteraf buiten de e-mailclient in de juiste mappen van de mappenstructuur op te slaan.

    2. Schoon je mailbox

    Je e-mailarchief wordt toegankelijker door je mailbox regelmatig te schonen. E-mailcorrespondentie bevat immers veel ballast - denk aan bv. spam, reclameberichten en nieuwsberichten - die niet bewaard hoeven te worden. Het opkuisen van je mailbox maakt dat je makkelijker e-mails kan terugvinden en dat enkel archiefwaardige e-mails bewaard worden. Binnen je heemkundige kring kan je via een Selectielijst afspreken welke e-mails bewaard moeten worden en welke niet.3 E-mails die verstuurd of ontvangen worden bij het uitoefenen van taken of activiteiten van je organisatie worden bewaard; louter informatieve e-mails die geen rechtstreekse band hebben met je organisatie kunnen verwijderd worden. 

    3. Gebruik een geschikt protocol4

    Om e-mails te archiveren, worden ze van de mailserver opgehaald. Maak hierbij gebruik van het IMAPS-protocol. IMAPS is een vorm van IMAP, een standaardprotocol om e-mails van de mailserver naar een e-mailtoepassing op te halen, over een versleutelde (en dus beveiligde) verbinding. Het bewaart e-mails volgens de structuur waarin je je e-mails in je mailbox ordent en vernietigt ze niet wanneer ze van de server worden opgehaald.

    4. Bewaar alle essentiële kenmerken van e-mails

    Centrale concepten bij archivering zijn authenticiteit en integriteit. Authenticiteit verzekert je dat een archiefstuk is wat het beweert te zijn en integriteit verzekert dat de inhoud van een archiefstuk volledig en waar is. Om deze twee eigenschappen bij e-mails te preserveren, dienen de volgende elementen bewaard te worden:

    • Ontstaanscontext: dit zijn alle gegevens die de functie van een archiefstuk weergeven in relatie tot de activiteiten van de archiefvormer. Het verduidelijkt het onderwerp of de zaak waarop de e-mail betrekking heeft, de herkomst en de onderlinge samenhang tussen verwante e-mails, bijlagen en archiefdocumenten.
    • Structuur geeft de relaties weer tussen de verschillende componenten van een e-mail (Header, body5 en bijlagen) en tussen verwante e-mails (bv. bij het beantwoorden of doorsturen van een e-mail).
    • Inhoud: bestaat uit het onderwerp van de e-mail, de tekst die verstuurd werd en de bijlagen.
    • Verschijningsvorm: lay-out is geen essentieel gegeven bij e-mails. De lay-out is immers afhankelijk van de e-mailclient en het toestel waarmee je de e-mail opent. Wanneer een e-mail echter een artistieke waarde heeft of wanneer via de opmaak de structuur of inhoud van een e-mailbericht duidelijk wordt, kan het wel belangrijk zijn om ook dit aspect te bewaren.
    Een e-mail bestaat uit een header, body en bijlage. De relatie tussen deze componenten is een essentieel gegeven dat bewaard moet worden.

    Deze essentiële gegevens kan je bewaren door te kiezen voor een bestandsformaat dat e-mails bewaart volgens het Internet Message Format (IMF). IMF is een standaardformaat voor het transport van e-mails. Het maakt het mogelijk dat iedere e-mail die iemand naar je verstuurt via zijn e-mailclient of webmaildienst leesbaar is in je e-mailapplicatie zonder dat jullie dezelfde applicatie gebruiken. Druk daarom e-mails nooit af. E-mails bevatten verborgen metadata die je niet ziet wanneer je de e-mail in je e-mailtoepassing opent. Ze bevatten informatie over de te bewaren elementen van het document. Deze metadata verlies je bij het afdrukken. De  ontstaanscontext van e-mails bewaar je ook door e-mails onder te brengen in een gestructureerde mappenstructuur (zie 1. Orden je e-mails).

    In deze afbeelding zie je de verborgen headermetadata van een e-mail.

    5. Scheid e-mails en bijlagen

    Wanneer bijlagen verstuurd worden in een bestandsformaat dat niet duurzaam is, dreigt het gevaar van obsoletie6. Ook wanneer e-mails in HTML opgesteld werden, staan afbeeldingen soms op een externe webserver omdat het bericht anders te groot wordt. Deze afbeeldingen kan je verliezen, wanneer je ze niet gescheiden bewaart. Bewaar afbeeldingen en bijlagen daarom apart van de e-mail in een geschikt archiveringsformaat, maar zorg wel dat de relatie tussen de e-mails, afbeeldingen en bijlagen duidelijk is. Je kan de link tussen een e-mail en bijlagen duidelijk maken door eenzelfde bestandsnaam te gebruiken.

    6. Kies een geschikt bestandsformaat

    Een geschikt bestandsformaat is een formaat dat gestandaardiseerd is, waarvan de bestandsspecificatie open is en dat gelezen kan worden door verschillende toepassingen. Op deze manier maak je je niet afhankelijk van een bepaalde softwareleverancier. Het is essentieel dat het bestandsformaat alle essentiële kenmerken van de e-mail bewaart.

    Voor de bewaring van e-mails zijn EML en MBOX de facto standaarden.7 De bestandsformaten slaan de e-mails met bijlagen op volgens het Internet Message Format (IMF) en kunnen geopend worden door de meeste e-mailtoepassingen en tekstverwerkingsprogramma’s. EML slaat bestanden apart op (één e-mail is één EML-bestand), terwijl MBOX een volledig e-mailarchief kan bewaren (één e-mailarchief is één MBOX-bestand). MBOX slaat een e-mailarchief op volgens de structuur waarin de e-mails geordend zijn in de e-mailclient. Doordat MBOX een volledig e-mailarchief in één bestand bewaart, is het moeilijk om bijlagen en e-mails apart te bewaren en de band tussen bijlagen en e-mails door middel van de bestandsnaam te behouden. Probeer daarom EML te gebruiken. MBOX kan wel een nuttig formaat zijn wanneer je een e-mailarchief in bulk wil exporteren, bv. wanneer een medewerker de organisatie verlaat en zijn volledig e-mailarchief wil overdragen.

    7. Bewaar de e-mails duurzaam

    E-mailclients en mailservers zijn niet ontwikkeld om e-mails duurzaam te bewaren. Daarom moeten archiefwaardige e-mails steeds buiten de e-mailapplicatie bewaard worden. Sommige e-mailclients en webmailapplicaties bieden een archiveringsfunctie aan. Dit is echter geen duurzame bewaring. E-mailclients gebruiken propriëtaire en gecomprimeerde formaten waardoor je metadata en informatie kan verliezen. Bij webmail is het niet duidelijk hoe de e-mails gearchiveerd worden. Bovendien blijf je hierbij afhankelijk van bedrijven zoals Google en Microsoft voor het beheer van je bestanden.

    Bij webmailapplicaties is het vaak niet mogelijk om e-mails eenvoudig te exporteren. Gebruik  daarom een e-mailclient, zoals Mozilla Thunderbird. Dit is een gratis en open source e-mailtoepassing die het mogelijk maakt om e-mails te exporteren in het EML- en MBOX-formaat. E-mailclients hebben als voordeel dat je een mappenstructuur kan opbouwen in de mailbox.8 Let op, sommige e-mailclients, zoals Microsoft Outlook, kunnen niet exporteren in EML of MBOX.9

    Verder gelden voor de duurzame bewaring van e-mails de algemene regels met betrekking tot duurzame bewaring. Zorg steeds dat je goede back-upprocedures gebruikt en dat je van je bestanden verschillende back-ups hebt die op verschillende (geografische) locaties bewaard worden. Bewaak de integriteit van je bestanden door checksums te gebruiken en de bestanden periodiek te controleren. Volg evoluties op op het vlak van bestandsformaten. Dit is zeker voor bijlagen belangrijk, aangezien je hier een grote verscheidenheid aan bestandsformaten kunt hebben (Zie Bewaring van je digitaal archief).

    Aan de slag met enkele tools

    1. Mozilla Thunderbird: e-mail archiveren met een e-mailclient

    Webmail binnenhalen

    • Open Mozilla Thunderbird.
    Open Mozilla Thunderbird
    • Klik op 'Nieuwe account aanmaken: E-mail'.
    • Een nieuw venster opent. Kies voor ‘Dit overslaan en mijn bestaande e-mailadres gebruiken’.
    Een nieuw venster opent.
    • Vul naam, e-mailadres en wachtwoord in en klik op ‘doorgaan’.
    • Thunderbird zoekt je e-mailservers voor inkomende en uitgaande e-mail. Duid ‘IMAP’ aan en klik op ‘Gereed’.
    Thunderbird zoekt je e-mailservers voor inkomende en uitgaande e-mail.
    • Thunderbird vraagt toestemming om toegang te hebben tot je e-mails en haalt vervolgens alle berichten op.

    E-mails exporteren naar de mappenstructuur

    • Open het bericht dat je wil exporteren.
    • Klik in het venster op ‘Bestand’ en vervolgens ‘Oplaan als’. Kies ervoor om het bericht als een bestand op te slaan.
    • Plaats de e-mail in de juiste map en klik op ‘Opslaan’.
    • De e-mail werd als een EML-bestand opgeslagen.
    De e-mail werd als een EML-bestand opgeslagen.

    Je kan in Thunderbird de extensie (add-on) ImportExportTools installeren. Deze tool maakt het mogelijk om meerdere e-mails in het EML-formaat uit je mailbox te exporteren.

    • Doe een rechtermuisklik op de map die je wil exporteren.
    • Kies voor ‘Importeren/exporteren in mbox/eml-opmaak - alle berichten in de map exporteren - eml-opmaak’.
    Kies voor ‘Importeren/exporteren in mbox/eml-opmaak - alle berichten in de map exporteren - eml-opmaak’.
    • Selecteer de map waar je de map met e-mails wil onderbrengen en klik ‘select folder’.
    Selecteer de map waar je de map met e-mails wil onderbrengen en klik ‘select folder’
    • Je krijgt volgend venster te zien. Klik op ‘OK’.
    Je krijgt volgend venster te zien. Klik op ‘OK’.
    • Alle e-mails werden opgeslagen. Er werd tevens een bestand ‘index.html’ opgeslagen. Dit is een html-bestand met een tabel van alle e-mails die je geëxporteerd hebt.
    Alle e-mails werden opgeslagen. Er werd tevens een bestand ‘index.html’ opgeslagen. Dit is een html-bestand met een tabel van alle e-mails die je geëxporteerd hebt.

    Een e-mailarchief opslaan in MBOX

    • Doe een rechtermuisklik op het e-mailadres dat je wil archiveren.
    • Kies voor ‘Importeren/exporteren in mbox/eml-opmaak’ en vervolgens ‘Alle mappen exporteren (inclusief structuur)’.
    Kies voor ‘Importeren/exporteren in mbox/eml-opmaak’ en vervolgens ‘Alle mappen exporteren (inclusief structuur)’
    • Klik op ‘OK’.
    Klik op 'OK'
    • Selecteer de map waar je het e-mailarchief wil opslaan en klik ‘select folder’.
    • Mozilla Thunderbird exporteert het volledige e-mailarchief in MBOX. Per map in de mailbox wordt een MBOX-bestand gemaakt.
    Mozilla Thunderbird exporteert het volledige e-mailarchief in MBOX. Per map in de mailbox wordt een MBOX-bestand gemaakt.

    2. MailStore Home: back-upsoftware voor e-mails

    Mailstore Home is gratis software10 voor het centraliseren en lokaal bewaren van verschillende e-mailaccounts. Je kan er e-mails centraliseren van verschillende e-mailclients en webmailapplicaties en exporteren in EML.

    Importeren van e-mail

    • Open MailStore Home.
    • Ga naar de tab ‘Archive E-mail’. Je kan via deze functie e-mail importeren vanuit webmail (eerste kolom), vanuit e-mailclients (tweede kolom) of je kan e-mailbestanden, zoals EML en MSG, importeren (derde kolom).
    Ga naar de tab ‘Archive E-mail’. Je kan via deze functie e-mail importeren vanuit webmail (eerste kolom), vanuit e-mailclients (tweede kolom) of je kan e-mailbestanden, zoals EML en MSG, importeren (derde kolom).
    • In dit voorbeeld tonen we hoe je webmail kan ophalen. Vul in het veld ‘E-mail account’ het e-mailadres in en klik op ‘Start’.
    In dit voorbeeld tonen we hoe je webmail kan ophalen. Vul in het veld ‘E-mail account’ het e-mailadres in en klik op ‘Start’.
    • Vul het wachtwoord in.
    Vul het wachtwoord in.
    • MailStore Home configureert je serverinstellingen en haalt vervolgens je e-mails op.
    MailStore Home configureert je serverinstellingen en haalt vervolgens je e-mails op.

    Een volledige map exporteren

    • Ga naar de tab ‘Export E-mail’.
    • Kies bij ‘Create profile’ voor ‘Directory (File System)’.
    Kies bij ‘Create profile’ voor ‘Directory (File System)’.
    • Een nieuw venster opent. Kies voor ‘EML Files’ en selecteer de map die je wil exporteren.
    Een nieuw venster opent. Kies voor ‘EML Files’ en selecteer de map die je wil exporteren.
    • Selecteer de folder waar je de e-mails wil onderbrengen.
    Selecteer de folder waar je de e-mails wil onderbrengen.
    • Het nieuwe profiel wordt gecreëerd.
    • Selecteer het profiel en klik op ‘Run’.
    Selecteer het profiel en klik op ‘Run’.
    • MailStore exporteert de e-mails naar de gekozen doelmap.
    MailStore exporteert de e-mails naar de gekozen doelmap.
    MailStore exporteert de e-mails naar de gekozen doelmap.
    MailStore exporteert de e-mails naar de gekozen doelmap.
    CC BY-SA