Stappenplan voor het maken van een raadplegingsbestand

Auteur: Sanne Van Bellingen (PACKED vzw)

    Wat?

    In deze tool gaat het om het digitaliseren van:

    • documenten die hoofdzakelijk uit tekst bestaan
    • (collectie) foto’s
    • analoge geluidsopnames
    • video-opnames

    Digitaliseren gebeurt in deze context niet ter vervanging van fysieke documenten, maar wel met het doel je materiaal (digitaal) ter beschikking te stellen of te gebruiken. Er wordt dus een digitaal ‘raadplegingsbestand’ gemaakt. Toch is het belangrijk om meteen digitale bestanden van goede kwaliteit aan te maken. Dan zijn ze nadien voor meer zaken bruikbaar.

    De kwaliteit die een digitaal bestand moet hebben, wordt bepaald door de aard van het gebruik. Voor het projecteren op groot scherm, het afspelen op beeldscherm of het plaatsen op internet, is geen heel hoge kwaliteit vereist. Op die manier nemen ze minder opslagruimte in beslag dan bijvoorbeeld archiverings- en reproductiebestanden en zijn ze gemakkelijker consulteerbaar.
    Raadplegingsbestanden worden in de regel enkel bewaard en beheerd voor de duur van het beoogde gebruik. Hou dus het originele fysieke document of de originele opname altijd bij.

    Let wel:

    • Zorg bij de uitvoering van je digitaliseringsproject voor voldoende opslagcapaciteit, hard- en software en it-vaardigheden.
    • Voor het digitaliseren van audio- en video-opnames neem je best eerst contact op met het expertisecentrum voor digitaal erfgoed (PACKED vzw). Niet alleen is het digitaliseren van geluids- en video-opnames zeer complex, ook het vinden van geschikte apparatuur vergt de nodige kennis en expertise.
    • Wanneer je bestanden, foto’s en/of opnames wilt digitaliseren om de originelen te vervangen, neem dan contact op met een expertisecentrum (zie organisaties). Zij kunnen je helpen met het kiezen van digitaliseringsapparatuur en van bestandsformaten die geschikt zijn voor archivering en kwaliteitsvolle bewaring.    

    Hoe digitaliseren?

    1. Beschrijven

    Verzamel eerst de nodige gegevens over de tekstdocumenten, foto’s en bestanden die je wilt digitaliseren. Vorm jezelf een goed beeld van het geheel, maar ook van de afzonderlijke documenten en opnames.

    • Bepaal aantal en type van je materialen. Bepaal kwaliteit en kwantiteit van je collectie om de kostprijs en de verwachte duur van het digitaliseren in te schatten.
    • Beschrijf documenten en opnames op het niveau waarop ze in een digitaal bestand bewaard worden.
      Enkele voorbeelden om dit te verduidelijken:
      • Als je voor elke aflevering van een tijdschrift een digitaal bestand aanmaakt, dan beschrijf je het bestand ook op het niveau van de aflevering.
      • Als je elke foto van fotocollectie afzonderlijk digitaal toegankelijk wil maken, dan beschrijf je ook elke foto afzonderlijk.

    Hoe je een beschrijving kan maken op verschillende niveaus vind je bij de tool Maak een beschrijving

    2. Maak een moederbestand voor het digitale beeld

    Dit digitale beeld (moederbestand) is de eerste kopie van het fysieke document of opname.

    2.1. Selecteer een bestandsformaat en codec

    Gebruik een open en goed gedocumenteerd bestandsformaat. Zo vermijd je afhankelijk te worden van specifieke software.

    Welke bestandsformaten en codec je het best gebruikt vind je bij de tool: Bestandsformaten en codecs.

    2.2. Bepaal de resolutie voor de digitalisering van tekstdocumenten en foto’s

    De resolutie is het aantal beeldpunten of pixels waaruit een digitaal beeld is opgebouwd. Hoe meer pixels, des te nauwkeuriger het digitale beeld het origineel benadert. De resolutie wordt uitgedrukt in pixels per inch (ppi).

    • Voor het produceren van machine-leesbare tekst is de minimumeis dat de "punten" en "openingen" van de letters duidelijk zichtbaar zijn. In de praktijk betekent dit bijvoorbeeld dat het puntje van de "i" los staat van het streepje. Of dat de opening in de "e" duidelijk zichtbaar is.
    • Gebruik bij het digitaliseren van originele tekstdocumenten en foto’s een resolutie van minimum 300 ppi, de minimale resolutie om een gedigitaliseerd tekstdocument op ware grootte af te drukken.

    2.3. Bepaal de bestandsnaam

    De bestandsnaam is een reeks tekens die een digitaal bestand benoemen.

    Maak binnen je organisatie afspraken rond naamgeving van digitale bestanden en behoud deze eenduidige structuur.

    Welke tekens en welke structuur je best gebruikt, vind je bij de tool: Naamgeving van mappen en bestanden.

    Aandachtspunten:

    • De bestandsnaam moet elk digitaal beeld in de collectie van je organisatie uniek identificeren.
    • Bij het digitaliseren gebruik je best een betekenisloze structuur (bvb. een unieke reeks cijfers en/of letters) of een betekenisvolle structuur met een zo beperkt mogelijk aantal onderdelen (bvb. identificatienummer tekstdocument + volgnummer pagina).

    2.4. Zorg voor een goede bewaring en back-up van je gedigitaliseerde documenten en opnames

    Informatie over het bewaren en het maken van back-ups vind je bij de richtlijn Zorg voor een goede bewaring van je digitale archief en collectie(s) en de tool Hoe maak je een back-up?

    CC BY-SA