Auteur: Nastasia Vanderperren (PACKED vzw)

    Wat is een trash day?

    Een trash day of digitale opruimdag is een dag waarop alle medewerkers van je organisatie zich enkel bezig houden met het ordelijk en toegankelijk maken van het digitaal klassement.

    Op een digitale opruimdag kunnen onder andere volgende acties uitgevoerd worden:

    • Het samenbrengen van documenten op verschillende dragers naar één centrale locatie
    • Het opschonen van het digitale archief
    • Een waardebepaling van je digitale archief en collectie
    • Het aanpassen van de mappenstructuur van je digitaal klassement
    • Het verwijderen van documenten waarvan de wettelijke bewaartermijn verstreken is

    Algemene aandachtspunten:

    • Maak een back-up of veiligheidskopie van het digitale archief zodat er niets verloren gaat bij het verplaatsen, verwijderen of herbenoemen van documenten.
    • Laat iedereen aan het werk gaan met de gemeenschappelijke mappenstructuur en de persoonlijke schijfruimte (bureaublad, inbox, Google Docs, etc.).
    • Plaats documenten die niet bewaard moeten worden in een aparte map om achteraf te vernietigen.
    • Breng documenten die bewaard moeten blijven onder in de juiste map.
    • Verwijder paswoorden en decomprimeer gecomprimeerde bestanden.

    Waarom een trash day organiseren?

    1. Je creëert orde en ruimte op je server en/of harde schijven waardoor documenten makkelijker gevonden worden.
    2. Door overbodige documenten te verwijderen moet je je enkel concentreren op het ordenen van documenten die er toe doen.
    3. Documenten en dossiers die samen horen worden samengebracht.
    4. Door het samenbrengen van documenten op een centrale locatie is er een overzichtelijk geheel van de documenten. Dit vereenvoudigt het bewaren en back-uppen.
    5. Documenten die in een centrale mappenstructuur zitten zijn vindbaar voor alle medewerkers. Documenten die bewaard worden in een persoonlijke map zijn onvindbaar voor je collega’s.
    6. Je wordt je bewust van alle documenten die je creëert.
    7. Een gezamelijke trash day kan een onderling overleg tot stand brengen over wat er bewaard en verwijderd moet worden en hoe je dit praktisch kan organiseren. 

    Wanneer een trash day organiseren?

    Wanneer je al je documenten gaat samenbrengen in een mappenstructuur, heb je al de dragers met documenten geïdentificeerd en in kaart gebracht. Je hebt een (gemeenschappelijke) logische mappenstructuur volgens de werking van je organisatie (zie ook Maak een overkoepelende ordeningsstructuur). 

    Hoe?

    1. Voorbereiding

    Een goede voorbereiding zorgt voor een succesvolle trash day. Stel een verantwoordelijke aan die alles in goede banen leidt en het overzicht houdt.

    Enkele tips voor een goede organisatie:

    • Werk rond één bepaald onderwerp.

    Bepaal dit onderwerp aan de hand van concrete noden binnen de organisatie (bv. overvolle mailboxen, fouten in het digitaal klassement, documenten die verspreid zijn over verschillende dragers, …).

    • Prik een datum

    Spreek een dag af waarop alle medewerkers aanwezig kunnen zijn en de dagelijkse werking zoveel mogelijk stilgelegd kan worden zodat iedereen de focus kan leggen op de opruimactie.

    • Denk aan al je documenten en dragers

    Identificeer in samenspraak met je collega’s alle locaties waar digitale documenten bewaard worden en die aangepakt moeten worden. Denk aan externe dragers (usb-sticks, cd’s, dvd’s, externe harde schijven, thuiscomputers, etc.), je persoonlijke schijfruimte (bureaublad en harde schijf van de computer) en virtuele locaties (mailprogramma, Google Docs, Dropbox, etc.). Maak een lijst aan van alle mappen in het klassement en van alle digitale dragers en laat je collega’s aanduiden voor welke mappen ze verantwoordelijk zijn.

    • Maak een actieplan

    Hierin worden de doelstellingen voor de trash day opgenomen. Zorg dat de doelstellingen duidelijk zijn en geef concrete richtlijnen over de uitvoering van de trash day.

    Deel het actieplan met alle collega’s en start iedere trash day met een briefing zodat alle collega’s weten wat ze precies moeten doen.

    2. Het uitvoeren van de trash day

    • Bestanden samenbrengen

    Digitale bestanden kan je op verschillende locaties bewaren en raken daarom makkelijk verspreid: op een externe harde schijf, in je inbox, op een usb-stick, op een cd of dvd, of op virtuele locaties zoals Dropbox en Google Docs, etc. Op een trash day kan je de verspreiding van je documenten aanpakken en alles samenbrengen in een gemeenschappelijke mappenstructuur.

    Maak hiervoor een aparte map aan of werk met een externe schijf zodat de documenten gescheiden blijven van je recente documenten.

    • Verwijder paswoorden en decomprimeer gecomprimeerde bestanden zoals zip- of rar-files.
    • Maak een back-up van de bestanden vooraleer je ze begint te ordenen, verwijderen en herbenoemen (zie hiervoor Hoe maak je een back-up?).
    • Plaats documenten die niet bewaard moeten worden in een aparte map om ze te vernietigen.
    • Breng de documenten onder in de bestaande mappenstructuur. Indien dit nodig blijkt, kan je de mappenstructuur aanpassen.
    • Laat iedere medewerker beginnen met de mappen en documenten waar hij/zij verantwoordelijk voor is. Daarna kunnen de mappen die geen verantwoordelijke hebben aangepakt worden of kunnen collega’s die voor veel mappen verantwoordelijk zijn geholpen worden.

    Wat heb je hiermee bereikt?

    • Documenten werden verzameld op een centrale locatie.
    • Er werd een back-up gemaakt van alle documenten.
    • Documenten werden gescand op virussen.

    3. Onderhoud van de mappenstructuur

    Eens je alle documenten en dragers samengebracht hebt op één centrale locatie, is het belangrijk om regelmatig de gezamenlijke mappenstructuur te onderhouden. Een trash day wordt bij voorkeur regelmatig georganiseerd: jaarlijks of halfjaarlijks.

    Bij een goede mappenstructuur gaan we uit van volgende punten:

    • Er bevinden zich geen losse bestanden in hoofdmappen
    • Variamappen en persoonlijke mappen worden vermeden
    • Lege mappen worden verwijderd

    Lege mappen, losse bestanden en variamappen kunnen erop wijzen dat de mappenstructuur niet voldoet. Bekijk Maak een ordeningsplan/mappenstructuur hoe je een goede mappenstructuur opbouwt. 

    Wat heb je hiermee minstens bereikt?

    • Er werd een back-up gemaakt van alle documenten.
    • Documenten uit de persoonlijke schijfruimte werden ondergebracht in de gemeenschappelijke structuur.
    • (Losse) bestanden werden verwijderd uit hoofdmappen, persoonsmappen en variamappen en ondergebracht in de juiste map.
    • De mappenstructuur werd aangepast.

    4. Na afloop

    Na de trash day volgt er een evaluatie en worden alle acties en uitgevoerde taken gedocumenteerd:

    • Zit samen met alle medewerkers en evalueer hoe iedereen de trash day ervaren heeft. Wat waren de problemen en knelpunten?
    • Maak een nieuw plan van aanpak indien niet alle taken uitgevoerd werden.
    • Controleer de mappenstructuur en bekijk wat de resultaten zijn. Bewaar voor een korte periode de map met de te verwijderen documenten zodat verwijderde bestanden teruggeplaatst kunnen worden indien nodig.
    • Documenteer alle uitgevoerde acties en hun resultaten zodat er een overzicht gegeven wordt van alle acties, de knelpunten, eventuele oplossingen en documenten die verwijderd werden tijdens de trash day.

    Tip:

    • Met een eenvoudige tool kan je je mappenstructuur kopiëren en exporteren naar een excelbestand. In dit bestand kunnen alle medewerkers hun naam plaatsen bij de mappen waar ze verantwoordelijk voor zijn: http://www.spadixbd.com/freetools/jdirprint.htm (windows)
    • Organiseer regelmatig een opruimdag. Hoe frequenter dit gedaan wordt, hoe minder tijd het kost. Wacht niet met opruimen tot de nood het hoogst is en koop geen opslagruimte bij als alternatief voor opruimen. Dit stelt het opruimen enkel uit.
    • Stel een verantwoordelijke aan die regelmatig de mappenstructuur controleert. De verantwoordelijke kan bepalen wanneer een opruimdag nodig is en of de mappenstructuur nog voldoet.

    Wil je nog een stap verder gaan?

    CC BY-NC-SA