Bart Magnus (PACKED vzw) en Wim Lowet (CVAa)

Wat?

Wanneer je informatie beheert, komen daar risico's bij kijken. Bij het beheer van digitale informatie zijn er specifieke risico's die je best goed in kaart brengt om ze maximaal te kunnen terugdringen. CVAa en APA ontwierpen een tool 1 die hun doelgroep van architectenbureaus helpt om deze risico's in kaart te brengen. De tool groepeert de risico's in zes clusters: 

  • Gebrek aan bewustzijn, beleid en middelen om de duurzame bewaring te realiseren 
  • Gebrek aan organisatie, kennis en monitoring 
  • Gebrek aan documentbeheer 
  • Gebrekkige IT-infrastructuur 
  • Gebrek aan duurzaamheidsbeleid 
  • Gebrek aan gebruiksvriendelijkheid

Met betrekking tot de eerste twee clusters vind je meer informatie terug in de richtlijnen Leg een visie omtrent het archief en de collectie(s) schriftelijk vast en Maak afspraken en bepaal verantwoordelijkheden omtrent archief- en collectiezorg.

Over de clusters rond documentbeheer en gebruiksvriendelijkheid lees je meer in de tools Maak een ordeningsplan/mappenstructuur enNaamgeving van mappen en bestanden. Over de risico's rond IT-infrastructuur en aspecten van duurzaamheidsbeleid vind je aandachtspunten en tips in de richtlijn Zorg voor een goede bewaring van je digitale archief en collectie(s).

Waarom?

Wanneer je je bewust bent van de risico's die je digitaal archief loopt, kan je erop inspelen en voorkomen dat je verrast wordt door een verloren, onleesbaar of onbruikbaar archief.

Wanneer?

Een goed zicht op de risico's van digitaal informatiebeheer is belangrijk van bij creatie van een document. Op dat moment neem je immers al beslissingen die bepaalde risico's met zich kunnen meebrengen of net terugdringen (bv. door de keuze van je bestandsformaat of de plek waar je het bestand opslaat).

Wie?

De afspraken die binnen de organisatie zijn gemaakt maken in principe duidelijk wie verantwoordelijk is voor het in kaart brengen van risico's met betrekking tot het digitaal archief (zie richtlijn Maak afspraken en bepaal verantwoordelijkheden omtrent archief- en collectiezorg). In het nakomen van de afspraken rond naamgeving en mappenstructuur draagt elke medewerker eventueel een verantwoordelijkheid. De verantwoordelijke binnen een organisatie brengt misschien wel de risico's in kaart, om de risico's terug te dringen is een gedragenheid binnen de organisatie en dus ieders medewerking nodig.

Hoe?

 
CC BY