Stappenplan

Auteurs: Het Firmament, Resonant

    Wat?

    In deze tool geven we je een stappenplan om archieven en collecties in kaart te brengen. Vertrekpunt zijn de locaties waar ze zich bevinden. Het verzamelen van aanvullende informatie helpt bovendien om bepaalde vaststellingen te formuleren.    

    Hoe?

    Iets in kaart brengen vraagt een combinatie van een goede observatie en een duidelijk notatiesysteem. Lang geleden werd aan ontdekkingsreizigers ook gevraagd om nieuwe kusten op te meten en toe te voegen aan een kaart. Hoe nauwkeuriger de opmetingen en de optekening, hoe minder mythisch het terra incognita er nadien uit zag. Hetzelfde geldt voor archieven en collecties.

    Stap 1: Voorbereiding

    Een goede, onderzoekende en kritische ingesteldheid komen observatie en vaststellingen ten goede. Noteer cijfers of problemen zo eerlijk en nauwkeurig mogelijk. Plan voldoende tijd in om alles in kaart te brengen. Wat is er nog nodig:

    • een rolmeter (of iets gelijkaardigs)
    • een computer om de informatie te verwerken (bij deze tool hoort een digitaal werkblad waarmee je aan de slag kunt)
    • kun je niet alles meteen digitaal verwerken, dan komen pen en papier van pas om snel notities te maken

    Stap 2: Noteer basisgegevens

    Hier behandelen we de elementen die de basisgegevens vormen bij het in kaart brengen. Ga bij het verwerken ervan gestructureerd en methodisch te werk. Een duidelijke notatie van deze gegevens is van belang om naderhand degelijke vaststellingen te kunnen doen.

    In onderstaand schema vind je de verschillende basiselementen met wat uitleg. Op het eerste zicht kunnen sommige elementen vreemd lijken, maar ze zijn van belang voor verdere stappen in het beheer van archief en collectie(s).1

    Fysieke locatie of type drager

    Voor papieren en analoog archief en collectie(s): de fysieke locatie waar het archief en/of de collectie zich bevindt. Dit kan een kamer zijn, maar ook bijvoorbeeld aparte kasten.

    Voor het digitaal archief en collectie(s): het type drager waarop het archief en/of de collectie zich bevindt.

    Titel

    1. ‘reeks typedocumenten’ + naam persoon, groep personen of organisatie die het archief gevormd heeft

    2. ‘verzameling typedocumenten of -objecten’ + verzamelcriterium + naam verzamelaar

    Omvang

    Voor papieren en fysiek archief en collectie(s)  zijn er twee mogelijkheden:

    • het aantal dozen, ringmappen, harde schijven, …
    • de afmeting (lengtemaat) van reeksen dozen of samengetelde legplanken

    Voor het digitaal archief en collectie(s):

    • aantal MB, GB of TB

    Datering

    De datum (dit kan bij benadering) van vervaardiging van het oudste en het jongste document of object binnen het archief of de collectie.

    Inhoud

    Het type documenten en/of objecten dat wordt bewaard en hun inhoud (in hoofdlijnen).

    Fysieke Staat

    In welke staat verkeren de documenten en objecten die je aantreft? Kun je bijvoorbeeld de digitale bestanden nog openen? Zijn er stukken beschadigd door vocht?, …

    Ordeningsprincipe

    Hoe zijn de aangetroffen documenten en objecten geordend? Per creatie, productie, chronologisch, alfabetisch op naam, …

    Voor dit stappenplan zijn verschillende tabbladen uitgewerkt: een werkblad om zelf in te vullen, een voorbeeldwerkblad en een inspiratielijst.

    Stap 3: Analyseer de informatie en beschrijf eventuele problemen

    Wie tijdens de vorige stap uitvoerig heeft genoteerd, kan nu vermoedelijk een aantal vaststellingen doen. Het werkblad laat toe om extra informatie toe te voegen en de analyse te verfijnen. Vaststellingen kunnen zowel horizontaal (per rij) als verticaal (per kolom) geformuleerd worden. Horizontaal kun je bijvoorbeeld concluderen dat een bepaalde harde schijf niet meer in goede staat is en vervangen moet worden, dat een verzameling foto’s dringend toe is aan een afstofbeurt of dat de audiovisuele collectie niet geordend is.

    Verticaal trek je meer algemene conclusies. Bijvoorbeeld: de fysieke staat van het archief en de collectie(s) is over het algemeen goed, behalve de documenten en objecten die in de kelder worden bewaard en vochtig zijn. Besteed op dit punt zeker voldoende aandacht aan het digitale materiaal met alle mogelijke problemen rond back-up, verouderde bestanden of te complexe mappenstructuur.

    De analyse kan vervolgens verder uitgewerkt worden in een presentatie of tekst. Op die manier kunnen, naast de eventuele problemen, ook aanbevelingen, zoals mogelijke oplossingen of prioritaire acties, meteen een plaats krijgen.

    Het is niet de bedoeling om bij problemen ook de ‘door wie’ of ‘waarom’ vraag te stellen of te beantwoorden. Het doel is een stand van zaken te creëren zonder daarbij collega’s en hun werk te waarderen of te beoordelen.

    Een interessante optie bij deze stap is het verzamelen van informatie over het verleden. Het gaat daarbij zowel om de geschiedenis van de organisatie of de vereniging (bestuurders en hun tijdvak, een splitsing binnen de organisatie of vereniging) als om het vroegere beheer van het eigen materiaal (de eerste cataloog of inventaris, de overgang naar een server, de inrichting van een archiefkast of bibliotheeksysteem). Sommige acties uit het verleden kunnen helpen om beter inzicht te krijgen in de huidige zorg voor archief en collectie(s). Het is natuurlijk niet de bedoeling om diepgaand historisch onderzoek te doen, maar het samenbrengen van de eigen kennis en die van collega’s kan al een schat aan informatie opleveren.    

    CC BY-SA