Bron: AMVB, Digigids@Work

Auteur: Sanne Van Bellingen (PACKED vzw)

    Wanneer?

    Nadat je alle dubbels en lege mappen hebt verwijderd uit het digitale klassement (zie Opschonen van het digitaal archief), kun je verder je digitale archief op een goede manier gaan bewaren.    

    Hoe bewaar je je digitaal archief?

    1. Naamgeving

    Een digitaal archief goed bewaren begint bij een logische en duidelijke naamgeving van mappen en documenten (zie Naamgeving van mappen en bestanden).

    1. Integriteitscontrole

    Door de integriteit te checken weet je of je documenten nog kunt openen en of de inhoud ervan nog dezelfde is.

    Integriteit betekent dat vorm, inhoud en structuur bij raadpleging van document gelijk zijn aan vorm, inhoud en structuur op het tijdstip van opmaak of van ontvangst.

    Bij digitale documenten kijken we naar de bitintegriteit. Een bit is de kleinste eenheid voor informatie. Het kan een 1 of een 0 zijn. Wanneer in die opeenvolging van nullen en enen iets wijzigt, is de bitintegriteit van dat bestand gecorrumpeerd.

    De controle ervan gebeurt door middel van checksums. Bij elke controle worden nieuwe checksums aangemaakt (zie Checksums als middel om de integriteit van bestanden te bewaken?). De nieuwe lijst wordt vergeleken met de vorige om onregelmatigheden op te sporen. Wanneer de checksum niet meer identiek is aan de vorige, is het bestand “corrupt”, wat zoveel betekent als dat er in het bestand iets is veranderd.

    1. Bestandsformaten

    Bij het bewaren van het digitale archief zijn bestandsformaten van belang. Een bestandsformaat zorgt ervoor dat bestanden geopend kunnen worden met behoud van de correcte structuur en lay-out. Voorbeelden van bestandsformaten zijn pdf of tif.

    Door een gestandaardiseerd, open, wijdverspreid en breed ondersteund bestandsformaat te gebruiken, is het gemakkelijker om bestanden uit te wisselen. Het vergroot bovendien de kans dat digitale bestanden ook in de toekomst geopend kunnen worden. Ook omzetten naar een nieuw formaat gaat op die manier gemakkelijker.

    Aandachtspunten:

    • Maak een overzicht van in de organisatie gebruikte bestandsformaten.
    • Stel richtlijnen op rond het gebruik van bestandsformaten en maak eventueel handleidingen voor het gebruik van software.
    • Communiceer de nieuwe richtlijnen en handleidingen naar de andere medewerkers.
    • Controleer regelmatig welke bestandsformaten gebruikt worden binnen de organisatie.
    • Volg de technologische evolutie, zodat je weet wanneer een formaat in onbruik raakt. Neem zo nodig stappen om bestanden om te zetten naar een geschikter formaat.
    • Bewaar de bestanden zowel in hun oorspronkelijke formaat als in een duurzaam archiveringsformaat. Checksums beschouwen deze bestanden niet als dubbels.
    • Kies bij de aanmaak van nieuwe bestanden waar mogelijk voor standaardformaten.

    Voor een overzicht van open en ondersteunde bestandsformaten, zie de tool Bestandsformaten en codecs

    1. Organiseer een trash day

    Om alle acties in verband met je digitale archief te bundelen, kun je een trash day of een digitale opruimdag organiseren waarop alle medewerkers zich toeleggen op het ordenen en toegankelijk maken van het digitale klassement. Wat een trash day is en hoe je er eentje kunt organiseren lees je in de tool Digitale opruimdag of trash day.

    1. Maak een back-up van je digitale archief

    Zorg ook voor een goede back-up van het digitale archief zodat gegevens en inspanningen niet verloren gaan. Hoe je een back-up kunt maken en waar je rekening mee moet houden, lees in de tool Hoe maak je een back-up? .

    CC BY-NC-SA