Wat?

Deze richtlijn gaat in op de bewaring van je digitale archief en/of collectie(s). Net zoals papier en andere materialen uit je fysieke archief en collectie(s) om specifieke bewaaromstandigheden vragen, vereisen ook het digitale archief en collectie(s) speciale aandacht. 

Waarom?

De kans bestaat dat bestanden die je jaren geleden hebt aangemaakt, vandaag niet meer kunnen worden geopend, er anders uitzien of op een andere manier reageren.

Dit geldt voor bestanden op je computer, maar ook voor bestanden die je bewaart op cd-roms, usb-sticks of externe harde schijven. Het is niet omdat je de dragers (in goede omstandigheden) bewaart dat de opgeslagen bestanden nog leesbaar zijn. Alle digitale dragers zijn onbetrouwbaar. Niet alleen kunnen je gegevens verdwijnen door het materiële verval van de drager, maar ook de dragers en bijhorende hard- en software kunnen door de technologische evolutie in onbruik raken. Met een recente computer zul je bijvoorbeeld geen floppy disk meer kunnen gebruiken.

Om ook op termijn je bestanden en objecten nog te kunnen lezen of afspelen, is het belangrijk om ze regelmatig te controleren of ze niet verloren of aangetast zijn en of je alle dragers nog kunt afspelen. Ook een goede bewaring en het maken van back-ups zijn essentieel.

Wanneer?

  • Bewaar je bestanden van bij de opmaak in een duurzaam formaat.
  • Maak op regelmatige basis een back-up, handmatig of op geautomatiseerde wijze.
  • Hou steeds een overzicht van gebruikte dragers, de locaties waar je bestanden opslaat en software en diensten die je gebruikte.

Hoe?

Wat duurzame bestandsformaten zijn en hoe je best je digitale archief kunt bewaren lees je in de tools Bewaring van je digitaal archief en Bestandsformaten en codecs.

Het maken van een betrouwbare back-up hoeft niet ingewikkeld en duur te zijn. Hier kom je daar meer over te weten: Hoe maak je een back-up?

Basiszorg: verwachten resultaten (actief)

  • Je digitale archief en collectie(s) bevinden zich in goede staat.  Dit houdt in dat je archieven en collecties fysiek intact, raadpleegbaar en bruikbaar blijven, zonder verlies van (essentiële) functies of betekenis.
  • Er wordt op regelmatige tijdstippen een foutloze back-up gemaakt waarvan de werkwijze en frequentie beschreven staat en het herstel van de data is uitgetest.
  • In de mate van het mogelijke zijn inspanningen gedaan om te voorziene schade te vermijden doorrekening te houden met deze factoren:
    • Aandachtspunten m.b.t. analoge archief en collecties gelden ook voor hardware en fysieke dragers
    • Specifiek m.b.t. data gelden onder andere:
      • omgang en bewaring (bv. per ongeluk deleten, verplaatsen of wijzigen van bestanden, computercrashes, dataverlies bij datamigraties,…);
      • opzettelijk schadelijk gebruik van informatietechnologie door derden (bv. virussen, hacking…);
      • obsoletie van o.a. hardware, interfaces, besturingsprogramma’s, software, dragers, bestandsformaten en codecs;
      • informatieverlies door inherent fysiek verval van de informatiedragers (zgn. bitrot);
      • informatieverlies door opeenvolgende migraties van digitale bestanden of systemen in het bijzonder generatieverlies van digitaal beeld-, video- en audiomateriaal door gebruik van lossy compressie.

Basiszorg: indicatoren

  • Er bestaan foutloze back-ups. Er bestaat een document waarin de backupstrategie is gedocumenteerd.
  • De geleverde inspanningen zoals aangetoond kunnen worden bij een plaatsbezoek door de administratie in het kader van de evaluatie van de beleidsperiode.
CC BY-SA