Wat?

Een ordeningsplan of een gemeenschappelijke mappenstructuur dient om een logische structuur in je archief en/of collectie(s) aan te brengen. Het zorgt voor een logische en overkoepelende structuur waarbinnen alle documenten en objecten van je archief en/of collectie(s) een plaats krijgen naargelang de context waarin ze werden aangemaakt en gebruikt. 

Waarom?

Een overkoepelende ordeningsstructuur vormt een grote hulp bij het ordenen van documenten en objecten. In een ordeningsplan krijgt elk document en object niet alleen een vaste en logische plaats, maar wordt ook duidelijk welke documenten en objecten bij elkaar horen. Dit helpt jou, maar ook toekomstige gebruikers, om documenten en objecten gerichter op te zoeken, ze correct te interpreteren en om hun waarde te bepalen. Je werking wordt hierdoor efficiënter.

Hoe?

Is de huidige ordening van je archief en/of collectie(s) niet logisch en werkbaar, dan kan de tool Maak een ordeningsplan/mappenstructuur je helpen bij het invoeren van een logische structuur.

Resultaat

  • De nieuwe, logische ordening is gedocumenteerd en wordt toegepast door alle betrokkenen. Alle nieuw aangemaakte documenten en objecten vinden hierin hun plaats.
CC BY-SA