Wat?

Je maakt best afspraken over de zorg voor het archief en de collectie(s) met interne en externe medewerkers. Dit houdt afspraken en verantwoordelijkheden in die betrekking hebben op wat het archief en de collectie(s) precies zijn, waar ze zich bevinden en hoe je er als organisatie of kunstenaar mee omgaat.

Waarom afspraken maken?

Duidelijke afspraken zijn belangrijk om alle interne en externe medewerkers en betrokkenen, nu en in de toekomst, te laten weten wat het archief en de collectie(s) zijn, waar ze zich bevinden en hoe de organisatie ermee omgaat.

Ook individuele scheppende of uitvoerende kunstenaars kunnen afspraken maken met medewerkers en betrokkenen.

Door medewerkers en andere betrokkenen een stand van zaken van het archief en/of de collectie(s) te geven, vermijd je dat kennis erover verdwijnt wanneer de ‘verantwoordelijke’ vertrekt of langdurig ziek is.

De risico’s bij een gebrek aan afspraken zijn:

  • het niet terugvinden van documenten en informatie;
  • het verlies van gegevens;
  • het verdwijnen van kennis over het archief en de collectie(s).

Ook met externe medewerkers (bv. vrijwilligers, vormgevers en fotografen) is het aangewezen om afspraken te maken. Onder andere kwesties over het auteursrecht kunnen beter op voorhand uitgeklaard worden.

Wanneer?

Om afspraken te kunnen maken moet je al een idee hebben over wat je archief en collectie(s) zijn of kunnen zijn. Heb je hierover nog geen idee, raadpleeg dan Breng je archief en collectie(s) in kaart.

Begin tijdig met het maken van afspraken, best nog voor je de eigenlijke zorg voor het archief en de collectie(s) opstart. Maar zet dit ook voort in de loop van het proces. Zo vermijd je vergissingen en misverstanden.

Blijf in de dagelijkse werking met alle medewerkers en betrokkenen communiceren over zowel de archief- en collectiezorg als de gemaakte afspraken hieromtrent.

Zeker in een kunstenorganisatie verdient het aanbeveling om met alle medewerkers afspraken te maken. Iedereen creëert immers archiefmateriaal. Zorg ervoor dat de directie en leidinggevenden de archief- en collectiezorg steunen (Leg doelstellingen en acties omtrent archief- en collectiezorg schriftelijk vast), maar ook dat de persoon die binnen de kunstenorganisatie verantwoordelijk is voor het archief en de collectie(s) voldoende ondersteund wordt door alle medewerkers.

Hoe?

Een overzicht van de mogelijke afspraken en verantwoordelijkheden vind je in de tool Welke verantwoordelijkheden vastleggen en waarover afspraken maken?

Basiszorg: verwachte resultaten (actief en retroactief)

  • Er is minstens één geschikt persoon verantwoordelijk voor het archief en de collectie(s). Hij/zij heeft tijd en middelen ter beschikking om doelen en acties te realiseren en indien nodig, zich verder te bekwamen in zijn/haar taak. Wanneer hij/zij afwezig is of wegvalt, wordt een andere persoon voorzien om zijn/haar taken over te nemen op basis van de aanwezige taakomschrijving.
  • De afspraken en verantwoordelijkheden zijn schriftelijk vastgelegd. Zo weten alle medewerkers wat en waar het archief en/of collectie(s) van de organisatie zijn en zijn ze op de hoogte van de gemaakte taakverdeling en het vastgelegde beleid. De vastgelegde afspraken en verantwoordelijkheden vloeien voort uitde visie op archief- en collectiezorg.

Basiszorg: indicatoren

  • De taakomschrijving van de medewerker(s) die verantwoordelijk is/zijn voor de archief- en collectiezorg bevat een omschrijving van zijn/haar/hun taken en verantwoordelijkheden hieromtrent. Het personeelsbeleid voorziet ook dat deze medewerker(s) zich, indien nodig, hierin verder kan/kunnen bekwamen.
  • Een document dat voor alle medewerkers toegankelijk is waarin de acties m.b.t. archief- en collectiezorg zodanig staan gedocumenteerd dat taken indien nodig door andere medewerkers kunnen worden overgenomen/voortgezet.
  • Schriftelijke afspraken over de mate waarin je als organisatie instaat voor de zorg voor het archief en collectie(s) van de diverse kunstenaars aan wie je ondersteuning (zakelijk, productioneel, spreiding,...) biedt.
  • Schriftelijke afspraken met externe partijen die een rol spelen in de zorg voor het eigen archief en collecties of in de zorg voor archieven van kunstenaars die je als organisatie ondersteunt.
CC BY-SA