Op dinsdag 28/10 bezochten Het Firmament en PACKED vzw in het kader van een pilootproject BRONKS om de archiefwerking te evalueren. Voor deze evaluatie ontwikkelden beide expertisecentra gezamenlijk een manier om dit aan te pakken. Achteraf werd deze methode verder ontwikkeld om plaatsbezoeken op een uniforme manier te laten verlopen.

Eerste fase: ontwikkeling vragenlijst en methode

Er werd gestart met de ontwikkeling van een vragenlijst waarmee alle aspecten van archief- en collectiezorg bevraagd kunnen worden.

Voor de ontwikkeling van de vragenlijst werden volgende bronnen gebruikt:

  • De TRACKS-richtlijnen. Voor TRACKS werden richtlijnen opgesteld waarin bepaald werd wat je als kunstenaar of kunstenorganisatie kan doen om op een goede manier voor het archief en collectie zorg te dragen. De gewenste resultaten werden als uitgangspunt voor de vragenlijst gebruikt.
  • The American Theatre Archive Project ondersteunt Amerikaanse theatermakers bij het archiveren van hun documenten. In hun publicatie Preserving Theatrical Legacy: An Archiving Manual for Theatre Companies staat een handleiding met vragen die gesteld kunnen worden om het archief te beoordelen. Deze vragen werden verwerkt in de vragenlijst.
  • De quick scan archiefbeheer van de Nederlandse Erfgoedinspectie. In Nederland houdt de Erfgoedinspectie toezicht op de vorming en het behoud en beheer van de archieven van de centrale overheid. Zij gebruiken onder meer een vragenlijst (de quick scan archiefbeheer) om de archiefwerking van een overheidsdienst te evalueren. Op basis van deze vragenlijst worden aanbevelingen gegeven. De vragenlijst voor BRONKS werd aangevuld met relevante vragen uit de quick scan.

Op deze manier kwamen we tot een vragenlijst die uit 29 hoofdvragen en een resem bijvragen bestond. De vragen gaan onder meer over:

  • visie en doelstellingen voor archief- en collectiezorg binnen de organisatie;
  • de manier waarop archiefwerking georganiseerd is in de organisatie;
  • het overzicht over het archief en de collectie;
  • het ordenen en beschrijven van archieven en collecties;
  • de bepaling wat van het archief en de collectie bewaard moet worden en wat niet (d.i. waardebepaling);
  • duurzame bewaring van het fysieke en digitale archief en collectie;
  • omgang met rechten op stukken in het archief en collectie;
  • op welke wijze het archief (her)gebruikt wordt;
  • kennis over ondersteuning m.b.t. archief- en collectiezorg.

De vragen werden ingedeeld volgens de clusters waarin de richtlijnen van TRACKS geordend zijn. Het zijn open vragen die in een gesprek gesteld zullen worden. Het is met andere woorden geen vragenlijst die je zelf kan invullen en die daarna beoordeeld zal worden. Door het in de vorm van een vraaggesprek te houden, is er de mogelijkheid om bijvragen te stellen en dieper in te gaan op bepaalde zaken. Daarnaast kunnen vragen verduidelijkt worden zodat onduidelijkheden en onjuistheden vermeden worden.

We besloten om het interview aan te vullen met een visuele inspectie van het fysieke en digitale archief. Op deze manier kunnen we zien wat de daadwerkelijke bewaaromstandigheden zijn en hoe er met het archief omgegaan wordt. Bij de start van het plaatsbezoek stelden we ons ook voor aan de stafleden en polsten we naar problemen en vragen over het archief.

Tweede fase: afstemming met AMVB

In november 2014 organiseerde AMVB een archieftraject voor de Brusselse kunstenorganisaties (dit traject zal in 2015 herhaald worden). Kunstenorganisaties kregen in twee sessies een praktische vorming over het fysieke en digitale archief en ontvingen een plaatsbezoek waarbij een archivaris van AMVB de archiefwerking van de organisatie evalueerde. Daarbij hanteerde AMVB een eigen vragenlijst. Deze lijst werd naast de lijst van Het Firmament en PACKED vzw gelegd om op deze manier tot een vragenlijst te komen die door de drie organisaties bij plaatsbezoeken gebruikt zal worden.

Aansluitend werd er ook een gemeenschappelijke procedure afgesproken die door de drie organisaties gevolgd zal worden:

  1. Iedere evaluatie start met een intakegesprek waarbij de grootste bezorgdheden en de aanleiding van de vraag tot plaatsbezoek overlopen zal worden (15 min.).
  2. De zakelijk leider, artistiek leider en de personen die verantwoordelijk zijn voor het fysieke en digitale archief worden aan de hand van de vragenlijst bevraagd (2u). Bij BRONKS merkten we dat een persoon voor het gesprek niet voldoende is, omdat een persoon niet de antwoorden op alle vragen kent.
  3. Het fysieke archief wordt bekeken (1u).
  4. Het digitale archief wordt bekeken (1u).
  5. In een groepsgesprek (bv. tijdens een personeelsvergadering) krijgen alle stafleden de mogelijkheid om vragen en problemen met betrekking tot het archief te stellen (1u).

Ondervind je zelf een probleem met je archief en/of collectie(s)? Raadpleeg TRACKS om het probleem op te lossen. Indien je met vragen blijft zitten, aarzel dan niet om ons te contacteren.